Mitglied Frericks stellt fest, dass die Form der Zustellung der Verwaltungsvorlagen mittels Papierdokumenten und Zustellung dieser Dokumente durch ein Taxiunternehmen, nicht mit der Zielsetzung dieses Ausschusses in Einklang zu bringen sei. Dementsprechend möge die Verwaltung doch bitte prüfen, in wie weit die Zustellung der Dokumente auf einem anderen Wege möglich wäre.

 

Vorsitzende Siebers weist auf die Möglichkeit hin die Sitzungsdokumente online über den Sitzungsdienst auf ein Tablet zu erhalten.

 

Mitglied Frericks merkt an, dass er von Seiten der Verwaltung noch auf entsprechendes Tablet warten würde. Dieses sei jedoch nach Mitteilung der Verwaltungsmitarbeiter noch nicht abschließend eingerichtet worden. Nach Einschätzung von Mitglied Frericks könne die Digitalisierung in Emmerich so nicht umgesetzt werden.

 

Dr. Wachs erklärt, dass die Verwaltung die Digitalisierung von Prozessen und Verfahren derzeit an diversen Stellen umsetze, sodass bisher nicht die Kapazitäten vorhanden gewesen seien die Tablets der sachkundigen Bürger vorzuziehen. Im Rahmen der Priorisierung seien die Schulen aufgrund der Pandemie höher zu gewichten gewesen.

Gleichwohl sei es ebenfalls im Interesse der Verwaltung diese Papierberge zu vermeiden. Insbesondere da diese nicht nur für den Umwelt- und Klimaausschuss entstehen würden, sondern ebenfalls für alle weiteren Gremien des Stadtrates. Hierbei sei jedoch anzumerken, dass der Umfang der Verwaltungsvorlagen sich nicht verringern lasse, da im Rahmen der Abwägung den Ausschussmitgliedern alle Unterlagen vollständig zur Verfügung zu stellen seien. Im Rahmen der Digitalisierung werden zukünftig diese Papiervorlagen durch die Ausstattung der sachkundigen Bürger mit Tablet vermieden werden können.

 

Mitglied Frericks stellt fest, dass die Papierdokumente nur ein Teil des Problems darstellen würde. Aktuell würde ein Taxi durch das gesamte Stadtgebiet fahren und die Vorlagen zustellen. Wäre es nicht möglich die Sitzungsdokumente mit der Post oder einem Kurierdienst zuzustellen, die grundsätzlich für Zustellung unterwegs seien.

 

Dr. Wachs erläutert, dass diese Fragestellung nicht neu ist. Diese Fragestellung wurde bisher immer dann erörtert, wenn die Leistung für die Zustellung der Verwaltungsvorlagen neu vergeben wurde. Hierbei sei man aufgrund der Geschäftsordnung und des Kommunalrechts bestimmten Fristen und Bestimmungen unterworfen, die durch den Dienstleister zu erbringen sind. Die Fristen und Regelungen konnten bisher offenbar lediglich durch das Taxiunternehmen erbracht werden. Dieser Form der Zustellung werde sich erübrigen, wenn sich die Papierform in die digitale Form wandeln würde.

 

Mitglied Straver teilt mit, dass ihm noch ein Papierexemplar zugestellt worden sei, er jedoch über die Möglichkeit verfüge die Sitzungsdokumente digital abzurufen. Er bittet darum, nicht mehr bei der Zustellung der Papierausfertigungen berücksichtigt zu werden.

 

Mitglied Bartels erklärt zu den Sitzungsdokumenten, dass die Verwaltung dafür Sorge zu tragen habe, dass die Dokumente bei den Ratsmitgliedern und sachkundigen Bürgern ordnungsgemäß zugestellt werden. Sofern keine digitale Lösung mittels eines Tablet vorläge, sei diese Form der Zustellung die einzig rechtmäßige Möglichkeit, die zur Verfügung stehen würde.

Sofern sachkundige Bürger oder Ratsmitglieder diese Papierdokumente nicht mehr benötigen würden, wäre es sinnvoll diese wieder der Stadtverwaltung zur Verfügung zu stellen, sodass diese die Dokumente für erforderliche Verfahren wiederverwenden könnte. So müssten die Unterlagen nicht unnötigerweise nochmals ausgedruckt werden.