Kenntnisnahme(kein
Beschluss)
Der Begleitausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.
Stadtkämmerin
Goertz gibt anhand der beiliegenden Präsentation einen Überblick über die
eingeleiteten Prüfungen und die rechtliche Vertretung.
Auf Nachfrage des Mitglieds Sigmund erläutert Bürgermeister Hinze, dass im
Vergabeverfahren Stundensätze abgefragt und verglichen wurden, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft demnach auf
Stundenbasis beauftragt wurde. Das genaue Stundenvolumen sei bislang nicht zu
beziffern gewesen.
Mitglied
Sigmund erkundigt sich im Anschluss bezüglich der externen Prüfung, ob die
Verwaltung davon ausgehe, dass das Verfahren nach zwei Jahren abgeschlossen ist
und welche Konsequenzen dies für die Mandatsvereinbarung hat. Er fragt, ob es
bereits Vorfestlegungen bezüglich der weiteren Kosten gebe.
Die
Stadtkämmerin teilt dazu mit, dass nicht von einem Ende des Verfahrens in zwei
Jahren ausgegangen wird. Nach Ablauf der zwei Jahre werde man innerhalb der
Interessengemeinschaft das weitere Vorgehen besprechen und ggfs. neue Optionen
oder Wege einschlagen. Die Vereinbarung bzgl. Erstellung eines Rechtsgutachtens
möglicher Haftungsansprüche gegen Dritte werde nach erfolgter Vorlage
abgeschlossen sein, mit diesem werde zudem vor Ablauf der zwei Jahre zu rechnen
sein.
Anmerkung der Verwaltung:
Die Kanzleien haben vertraglich und
verbindlich zugesichert, für die ersten zwei Jahre der Mandatierung kein
höheres Honorar für alle Tätigkeiten im Rahmen der Mandatsvereinbarung in
Rechnung zu stellen, als die in der Präsentation dargestellten - im Fall der
Stadt Emmerich am Rhein – 42.000 € netto. Zudem wird durch den Abschluss der
Vereinbarung keine Gesamtschuldnerschaft für die Mitglieder der
Interessengemeinschaft begründet, sie haften jeweils nur im Rahmen der
entsprechenden Deckelung. Für die Vorbereitung der Beschlussfassung und
Entscheidungsfindung haben die Kanzleien eine Schätzung der voraussichtlich
entstehenden Kosten zur Orientierung erstellt, die unterhalb dieser Deckelung
liegen.
Wichtiger Bestandteil der Vereinbarung
der Interessengemeinschaft mit den Kanzleien ist jedoch, dass Änderungen im
Mitgliederbestand z.B. durch Kündigungen der Mandate oder Beitritt weiterer
Mitglieder innerhalb der Zeitraums von zwei Jahren die Höhe der Deckelung
unberührt lassen. Solange ein Mandat nicht gekündigt wird, bleiben die aktuell
vereinbarten Stundensätze bestehen.
Bürgermeister
Hinze ergänzt, dass sich die 17 Kommunen je nach Ergebnis der Anwaltskanzlei
Eckert ggf. neu orientieren und neue
Verbindungen eingehen müssen.
Mitglied
Jansen fragt, ob es bereits Veränderungen in den internen Abläufen gegeben
habe.
Bürgermeister
Hinze verweist hierzu auf das noch offenstehende Ergebnis der internen Prüfung,
welche sich mit dieser Thematik beschäftige. Dieses werde zeigen, ob
Veränderungen nötig sind. Zudem seien momentan alle bisher gestreuten liquiden
Mittel bei einem örtlich ansässigen Kreditinstitut
zusammengeführt worden, Festgeldeinlagen würden nicht getätigt.
Mitglied
Jansen fragt dazu ergänzend, ob „die Personen“ weiterhin Summen in gleicher
Höhe wie in der Vergangenheit abzeichnen dürften, auch abseits von
Anlagetätigkeiten und somit keine Änderung erfolgt sei.
Bürgermeister
Hinze antwortet, hierzu bestehe keine Notwendigkeit. Anhand der Ergebnisse der
internen Untersuchung der Geldeinlagen bei der Greensill Bank AG könnten dann
notwendige Maßnahmen abgeleitet werden. Indessen laufe der normale
Verwaltungsablauf weiter.
Die
Stadtkämmerin fügt hinzu, dass sowohl in der
Vergangenheit als auch heute das Mehraugenprinzip gilt, welchem die Verwaltung
durch entsprechende Regelungen in der Dienstanweisung auch gerecht wird.
Niemand im Rathaus sei befugt, alleine Beträge anzuweisen. Die Dienstanweisung
sei durch die GPA NRW 2018 geprüft worden, zudem sei im November 2019 nach
Verabschiedung der Kommunalhaushaltsverordnung eine Muster-Dienstanweisung
veröffentlicht worden, die der der Stadt Emmerich am Rhein gleiche.
Anmerkung der Verwaltung:
Abgesehen von organisatorischen
Regelungen ist die Finanzsoftware bereits so voreingestellt, dass zwingend
mehrere Personen über Buchungen, Freigaben etc. zu beteiligen sind.
Mitglied
Jansen antwortet, dass es auch darum geht, den Mitarbeiter zu schützen. Es sei
unüblich, dass Mitarbeiter ohne Abteilungsleiterfunktion, wie ein
Kassenvorsteher ohne Stellvertreter, über Überweisungskompetenzen in jeglicher
Höhe verfügen. Solch ein Vorgehen sei ihm aus seiner eigenen Berufslaufbahn
nicht bekannt. Er nehme die Handhabung der Verwaltung zwar an, er selbst habe
jedoch ein anderes Verständnis dafür.
Die
Stadtkämmerin erläutert hierzu, dass dieses Vorgehen den entsprechenden Regeln
und Mustern entspricht. Die Stadt Emmerich am Rhein
verfüge hierbei über keine besonderen Regelungen, in jeder anderen Kommune
seien die Regelungen ähnlich oder identisch.
Anmerkung der Verwaltung:
Der für die Zahlungsabwicklung
Verantwortliche oder Kassenleiter hat in einer Kommunalverwaltung eine
besondere Funktion, dessen Aufgaben seit Einführung des NKF und Wegfall der
Gemeindekassenverordnung in einer Dienstanweisung festzulegen sind und
selbstredend hat dieser auch einen Stellvertreter. Dieser wird vom
Bürgermeister bestellt.