Beschluss: zur Kenntnis genommen

Kenntnisnahme(kein Beschluss)

 

Der Begleitausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.

 


Stadtkämmerin Goertz gibt anhand der beiliegenden Präsentation einen Überblick über die eingeleiteten Prüfungen und die rechtliche Vertretung.

 

Auf Nachfrage des Mitglieds Sigmund erläutert Bürgermeister Hinze, dass im Vergabeverfahren Stundensätze abgefragt und verglichen wurden, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft demnach auf Stundenbasis beauftragt wurde. Das genaue Stundenvolumen sei bislang nicht zu beziffern gewesen.

 

Mitglied Sigmund erkundigt sich im Anschluss bezüglich der externen Prüfung, ob die Verwaltung davon ausgehe, dass das Verfahren nach zwei Jahren abgeschlossen ist und welche Konsequenzen dies für die Mandatsvereinbarung hat. Er fragt, ob es bereits Vorfestlegungen bezüglich der weiteren Kosten gebe.

 

Die Stadtkämmerin teilt dazu mit, dass nicht von einem Ende des Verfahrens in zwei Jahren ausgegangen wird. Nach Ablauf der zwei Jahre werde man innerhalb der Interessengemeinschaft das weitere Vorgehen besprechen und ggfs. neue Optionen oder Wege einschlagen. Die Vereinbarung bzgl. Erstellung eines Rechtsgutachtens möglicher Haftungsansprüche gegen Dritte werde nach erfolgter Vorlage abgeschlossen sein, mit diesem werde zudem vor Ablauf der zwei Jahre zu rechnen sein.

 

Anmerkung der Verwaltung:

Die Kanzleien haben vertraglich und verbindlich zugesichert, für die ersten zwei Jahre der Mandatierung kein höheres Honorar für alle Tätigkeiten im Rahmen der Mandatsvereinbarung in Rechnung zu stellen, als die in der Präsentation dargestellten - im Fall der Stadt Emmerich am Rhein – 42.000 € netto. Zudem wird durch den Abschluss der Vereinbarung keine Gesamtschuldnerschaft für die Mitglieder der Interessengemeinschaft begründet, sie haften jeweils nur im Rahmen der entsprechenden Deckelung. Für die Vorbereitung der Beschlussfassung und Entscheidungsfindung haben die Kanzleien eine Schätzung der voraussichtlich entstehenden Kosten zur Orientierung erstellt, die unterhalb dieser Deckelung liegen.

Wichtiger Bestandteil der Vereinbarung der Interessengemeinschaft mit den Kanzleien ist jedoch, dass Änderungen im Mitgliederbestand z.B. durch Kündigungen der Mandate oder Beitritt weiterer Mitglieder innerhalb der Zeitraums von zwei Jahren die Höhe der Deckelung unberührt lassen. Solange ein Mandat nicht gekündigt wird, bleiben die aktuell vereinbarten Stundensätze bestehen.

 

Bürgermeister Hinze ergänzt, dass sich die 17 Kommunen je nach Ergebnis der Anwaltskanzlei Eckert ggf. neu orientieren und neue Verbindungen eingehen müssen.

 

Mitglied Jansen fragt, ob es bereits Veränderungen in den internen Abläufen gegeben habe.

 

Bürgermeister Hinze verweist hierzu auf das noch offenstehende Ergebnis der internen Prüfung, welche sich mit dieser Thematik beschäftige. Dieses werde zeigen, ob Veränderungen nötig sind. Zudem seien momentan alle bisher gestreuten liquiden Mittel bei einem örtlich ansässigen Kreditinstitut zusammengeführt worden, Festgeldeinlagen würden nicht getätigt.

 

Mitglied Jansen fragt dazu ergänzend, ob „die Personen“ weiterhin Summen in gleicher Höhe wie in der Vergangenheit abzeichnen dürften, auch abseits von Anlagetätigkeiten und somit keine Änderung erfolgt sei.

 

Bürgermeister Hinze antwortet, hierzu bestehe keine Notwendigkeit. Anhand der Ergebnisse der internen Untersuchung der Geldeinlagen bei der Greensill Bank AG könnten dann notwendige Maßnahmen abgeleitet werden. Indessen laufe der normale Verwaltungsablauf weiter.

 

Die Stadtkämmerin fügt hinzu, dass sowohl in der Vergangenheit als auch heute das Mehraugenprinzip gilt, welchem die Verwaltung durch entsprechende Regelungen in der Dienstanweisung auch gerecht wird. Niemand im Rathaus sei befugt, alleine Beträge anzuweisen. Die Dienstanweisung sei durch die GPA NRW 2018 geprüft worden, zudem sei im November 2019 nach Verabschiedung der Kommunalhaushaltsverordnung eine Muster-Dienstanweisung veröffentlicht worden, die der der Stadt Emmerich am Rhein gleiche.

 

Anmerkung der Verwaltung:

Abgesehen von organisatorischen Regelungen ist die Finanzsoftware bereits so voreingestellt, dass zwingend mehrere Personen über Buchungen, Freigaben etc. zu beteiligen sind.

 

Mitglied Jansen antwortet, dass es auch darum geht, den Mitarbeiter zu schützen. Es sei unüblich, dass Mitarbeiter ohne Abteilungsleiterfunktion, wie ein Kassenvorsteher ohne Stellvertreter, über Überweisungskompetenzen in jeglicher Höhe verfügen. Solch ein Vorgehen sei ihm aus seiner eigenen Berufslaufbahn nicht bekannt. Er nehme die Handhabung der Verwaltung zwar an, er selbst habe jedoch ein anderes Verständnis dafür.

 

Die Stadtkämmerin erläutert hierzu, dass dieses Vorgehen den entsprechenden Regeln und Mustern entspricht. Die Stadt Emmerich am Rhein verfüge hierbei über keine besonderen Regelungen, in jeder anderen Kommune seien die Regelungen ähnlich oder identisch.

 

Anmerkung der Verwaltung:

Der für die Zahlungsabwicklung Verantwortliche oder Kassenleiter hat in einer Kommunalverwaltung eine besondere Funktion, dessen Aufgaben seit Einführung des NKF und Wegfall der Gemeindekassenverordnung in einer Dienstanweisung festzulegen sind und selbstredend hat dieser auch einen Stellvertreter. Dieser wird vom Bürgermeister bestellt.