Beschlussvorschlag
Der Rat der Stadt Emmerich am Rhein beschließt:
- Ein Buchsicherungs- und
Selbstverbuchungssystem in RFID-Technik für die Stadtbücherei wird
eingeführt und die erforderlichen Mittel zur Verfügung gestellt.
- Die Folgekosten in Höhe von 6 v.H. der
Anschaffungskosten werden jährlich zusätzlich bereitgestellt.
Sachdarstellung :
Die Bibliothekslandschaft unterliegt einem
starken Wandel. Die Einrichtung Bibliothek wandelt sich von einem
Ausleihbetrieb hin zu einem Lernort und einem Ort der Begegnung. Der derzeitige
Wandel in der Medienwelt bringt zusätzlich großen Veränderungsbedarf in der
Bibliotheksarbeit mit sich. Noch nie wurde Wissen weltweit so schnell
verbreitet wie heute, ändern sich Informationsträger so rasant. Für einen
mündigen Umgang mit Informationen und die Beurteilung der Wertigkeit bedarf es
einer Institution und eines kompetenten Wegweisers zum Auffinden der
„richtigen“ Information. Bibliotheken sind hochfrequentierte kommunale
Einrichtungen, die zukünftig immer stärker zu einem wichtigen Partner und einer
Anlaufstelle in der Stadt an sich und besonders in der Bildungslandschaft
werden müssen.
RFID (Radio Frequency Identification, deutsch
Radiofrequenz-Identifikation) „bezeichnet Verfahren zur automatischen
Identifizierung von Objekten über Funk. Der Einsatz von RFID-Systemen eignet
sich grundsätzlich überall dort, wo automatisch gekennzeichnet, erkannt,
registriert, gelagert, überwacht oder transportiert werden muss“ (Bundesamt für
Sicherheit in der Information 2004).
Die Selbstverbuchung mittels RFID-Technik ist
mittlerweile international und auch
deutschlandweit zu einem Standard für Bibliotheken geworden. Zahlreiche
Bibliotheken vergleichbarerer Größe, aber deutlich geringeren Ausleihen
verwenden bereits RFID.
Die RFID Technik nutzt ein Verfahren zur
Energie- und Datenübertragung mit Hilfe von Radio-Wellen. Dafür werden
sogenannte Transponder in die Medien implementiert. Das in
Bibliotheken verwendete RFID-Etikett ist ein passiver Transponder.
Aufgrund seiner Antikollisionsfunktion kann ein RFID-Lesegerät mehrere
Transponder gleichzeitig erfassen und unabhängig voneinander ansprechen. Es
können Daten aus dem jeweiligen Chip ausgelesen und geschrieben werden. Die
Datenübertragung kann aus geringer Distanz und ohne direkte Sichtverbindung
zwischen Transponder und Lesegerät erfolgen.
Die Selbstverbuchung hin zu einer echten
Selbstbedienung bietet für die Stadtbücherei Emmerich am Rhein folgende
Vorteile:
- Gewährleistung und Verbesserung des Kundenservices: durch die Einführung der Automatisierung können u.a. die
Samstagöffnung, die durchgehende Öffnung der Bibliothek während der
Ferien- und Urlaubszeiten, die
Aufrechterhaltung von Services wie Information und Fernleihe garantiert
werden. Die Einführung moderner, zeitgemäßer Technik trägt damit
mindestens zu einer Aufrechterhaltung der Qualität der Stadtbibliothek,
evtl. sogar zu deren Verbesserung
(keine Fehlbuchungen und Fehlzahlungen mehr möglich) bei. Nach der
Einführung und Etablierung kann der
Focus verstärkt wieder auf die eigentlichen bibliothekarischen Aufgaben
wie Sprach- und Leseförderung, Vermittlung von Medien- und
Recherchekompetenz, Beratung, usw. gelegt
werden. Mit der Einführung der Selbstverbuchung können evtl.
zusätzliche freiwerdende Personalressourcen in einer Steigerung der
Angebots- und Beratungsqualität eingesetzt werden. Die Kundenzufriedenheit
steigt.
- Automatisierung von Prozessen: Mittels Transponderausstattung
können Arbeitsprozesse beschleunigt werden, Stapelverbuchung ist möglich.
Daraus ergibt sich ein beschleunigter Medienfluss, was zu einer Erhöhung
des Medienumsatzes führt.
- Auslagern von Prozessen an den Kunden: Durch den Selfservice
reduzieren sich Wartezeiten. Auch die Anonymität bei der Verbuchung ist
gewährleistet.
- moderne Mediensicherung, zeitgemäßer Schutz vor Diebstahl. Am Ein-bzw. Ausgang befinden sich Gates,
die automatisiert die korrekte Entleihe kontrollieren.
- Physische Entlastung der Mitarbeiter: Belastung von Handgelenken,
Fingern und Nackenmuskulatur werden verringert. Deutliche Verringerung von
Routinearbeiten.
Inhaltliche und zeitliche Prozessstrukturierung
In den Prozess wurde ebenfalls das
Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport eingebunden. Die
Fachstelle für öffentliche Bibliotheken ist bereit, die Stadtbücherei Emmerich
am Rhein eng inhaltlich zu begleiten. Für 2017/2018 bietet das Land NRW ein umfassendes
Förderprogramm, mit dem Ziel die grundlegenden Rahmenbedingungen für die
Aufgabenerfüllung Öffentlicher Bibliotheken zu verbessern. Ein entsprechender
Förderantrag für die Einführung der Selbstverbuchung und der inhaltlichen
Begleitung (u.a. Fortbildungsreihe für das Personal) wird Ende 2016 für
2017/2018 gestellt werden.
Die für die Einführung der Selbstverbuchung
erforderlichen Ansätze sollen in den Haushalten der Jahre 2017/2018 eingestellt
werden. Die genannten Beträge für die Jahre 2017/2018 entsprechen jeweils den
Gesamtbeträgen, wovon 40% als Eigenanteil der Stadt Emmerich am Rhein zu
leisten sind.
Für die Einführung der Selbstverbuchung ist
es nicht allein erforderlich die entsprechenden technischen Rahmenbedingungen
zu schaffen. Vielmehr beginnt mit der RFID-Einführung eine Erneuerung des Selbstverständnisses der Bibliothek. Die
Mitarbeiter der Bibliothek werden in den Prozess eingebunden und gezielt fortgebildet.
Im Jahr 2016 können folgende
interne Maßnahmen geplant und umgesetzt
worden:
- Durchführung einer kleineren Revision des Bestandes
entsprechend der strategischen
Ausrichtung der Bibliothek (Hauptaufgaben und Schwerpunktzielgruppen) zur
Vorbereitung der Konvertierung.
- Angebotseinholung
- Beantragung des Projektes über zwei Jahre beim Land NRW.
Im Jahr 2017 sind folgende Maßnahmen geplant:
- Ausschreibung des Projektes
- Konvertierung der Medien.
Im Jahr 2018 erfolgen folgende weitere
Maßnahmen:
- Anschaffung der technischen RFID-Geräte incl. Gates zur Sicherung.
- Umbau der Theke.
- Schulungsreihe für Mitarbeiterinnen der Bibliothek.
Ende des Jahres 2018 soll die
Selbstverbuchung für Kunden voll funktionstüchtig zur Verfügung stehen.
Begleitend dazu sind für 2018 Einführungswochen für die Kunden und evtl.
zusätzliche Rahmenveranstaltungen vorgesehen.
Folgekosten:
Wartungsverträge für alle RFID-Geräte:
jährliche Kosten in Höhe von ca. 6 % der
jeweiligen Auftragssumme sind als Folgekosten zu erwarten und im Haushalt
entsprechend einzuplanen. (rd. € 4.500,00)
Sowohl der Ansatz für Fortbildungen und für
die Konvertierung sollen in dem Antrag an das Land Berücksichtigung finden. Im
Bereich der Investitionen sind
Mittel in Höhe von ca. € 2.500 im Jahr 2017 und ca. € 50.000 im Jahr 2018,
an Investitionen zu berücksichtigen. Der Eigenanteil der Stadt Emmerich am
Rhein in Höhe von 40 Prozent der Investitionen beträgt 2017 ca. € 1.000 und
2018 ca. € 20.000.
Weitere Kosten (außerhalb der
Investitionskosten) in Höhe von ca. € 17.000 in 2017 und ca. € 6.000 im Jahr
2018. Der Eigenanteil der Stadt Emmerich
am Rhein in Höhe von 40 Prozent beträgt hier 2017 ca. € 6.800 und 2018 ca. €
2.400.
Kostenaufstellung (Stand August 2016):
2017
Medienkonvertierung inkl. Chips ca. € 17.000
PC-Arbeitsplätze für
Implementierung/Theke ca.
€ 2.500
2018:
Thekenumbau
ca. € 5.000
Demontage
alte Anlage ca. € 1.000
Hard- und Software ca. €
50.000
Fortbildungskosten ca. €
2.000
Der städt. Eigenanteil in den Jahren 2017 und 2018 beträgt ca. € 30.000.
Ab 2019 entstehen Kosten für die Wartung
RFID-Technik in Höhe von jährlich ca. € 4.500,
die nicht aus Landesmittel förderfähig sind.
Anmerkung:
Die derzeit vorhandene Buchsicherungsanlage
ist über 25 Jahre alt und sehr reparaturanfällig geworden. In den letzten
Jahren sind hier allein Kosten in Höhe von rd. € 5.000,-- entstanden. Ersatzteile
sind kaum noch lieferbar. Eine Neuanschaffung beträgt ca. € 25.000,--, die vom
Land nicht gefördert werden würde.
Finanz- und
haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :
Die Maßnahme hat finanz- und
haushaltsrechtlichen Auswirkungen in den Jahren 2016 und 2017
Leitbild :
Die Maßnahme steht
im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 5
Michael Rozendaal
Betriebsleiter