Betreff
Einführung eines Buchsicherungs- und Selbstverbuchungssystems in RFID-Technik für die Stadtbücherei Emmerich am Rhein
Vorlage
41 - 16 0920/2016
Art
Verwaltungsvorlage

Beschlussvorschlag

 

Der Rat der Stadt Emmerich am Rhein beschließt:

  1. Ein Buchsicherungs- und Selbstverbuchungssystem in RFID-Technik für die Stadtbücherei wird eingeführt und die erforderlichen Mittel zur Verfügung gestellt.
  2. Die Folgekosten in Höhe von 6 v.H. der Anschaffungskosten werden jährlich zusätzlich bereitgestellt.

 

 

Sachdarstellung :

 

Die Bibliothekslandschaft unterliegt einem starken Wandel. Die Einrichtung Bibliothek wandelt sich von einem Ausleihbetrieb hin zu einem Lernort und einem Ort der Begegnung. Der derzeitige Wandel in der Medienwelt bringt zusätzlich großen Veränderungsbedarf in der Bibliotheksarbeit mit sich. Noch nie wurde Wissen weltweit so schnell verbreitet wie heute, ändern sich Informationsträger so rasant. Für einen mündigen Umgang mit Informationen und die Beurteilung der Wertigkeit bedarf es einer Institution und eines kompetenten Wegweisers zum Auffinden der „richtigen“ Information. Bibliotheken sind hochfrequentierte kommunale Einrichtungen, die zukünftig immer stärker zu einem wichtigen Partner und einer Anlaufstelle in der Stadt an sich und besonders in der Bildungslandschaft werden müssen.

RFID (Radio Frequency Identification, deutsch Radiofrequenz-Identifikation) „bezeichnet Verfahren zur automatischen Identifizierung von Objekten über Funk. Der Einsatz von RFID-Systemen eignet sich grundsätzlich überall dort, wo automatisch gekennzeichnet, erkannt, registriert, gelagert, überwacht oder transportiert werden muss“ (Bundesamt für Sicherheit in der Information 2004).

 

Die Selbstverbuchung mittels RFID-Technik ist mittlerweile international  und auch deutschlandweit zu einem Standard für Bibliotheken geworden. Zahlreiche Bibliotheken vergleichbarerer Größe, aber deutlich geringeren Ausleihen verwenden bereits RFID.

Die RFID Technik nutzt ein Verfahren zur Energie- und Datenübertragung mit Hilfe von Radio-Wellen. Dafür werden sogenannte Transponder in die Medien implementiert.  Das in  Bibliotheken verwendete RFID-Etikett ist ein passiver Transponder. Aufgrund seiner Antikollisionsfunktion kann ein RFID-Lesegerät mehrere Transponder gleichzeitig erfassen und unabhängig voneinander ansprechen. Es können Daten aus dem jeweiligen Chip ausgelesen und geschrieben werden. Die Datenübertragung kann aus geringer Distanz und ohne direkte Sichtverbindung zwischen Transponder und Lesegerät erfolgen.

Die Selbstverbuchung hin zu einer echten Selbstbedienung bietet für die Stadtbücherei Emmerich am Rhein folgende Vorteile: 

 

  1. Gewährleistung und Verbesserung des Kundenservices:  durch die Einführung der     Automatisierung können u.a. die Samstagöffnung, die durchgehende Öffnung der Bibliothek während der Ferien- und Urlaubszeiten,  die Aufrechterhaltung von Services wie Information und Fernleihe garantiert werden. Die Einführung moderner, zeitgemäßer Technik trägt damit mindestens zu einer Aufrechterhaltung der Qualität der Stadtbibliothek, evtl. sogar zu deren  Verbesserung (keine Fehlbuchungen und Fehlzahlungen mehr möglich) bei. Nach der Einführung und Etablierung  kann der Focus verstärkt wieder auf die eigentlichen bibliothekarischen Aufgaben wie Sprach- und Leseförderung, Vermittlung von Medien- und Recherchekompetenz, Beratung, usw. gelegt  werden. Mit der Einführung der Selbstverbuchung können evtl. zusätzliche freiwerdende Personalressourcen in einer Steigerung der Angebots- und Beratungsqualität eingesetzt werden. Die Kundenzufriedenheit steigt.
  2. Automatisierung von Prozessen: Mittels Transponderausstattung können Arbeitsprozesse beschleunigt werden, Stapelverbuchung ist möglich. Daraus ergibt sich ein beschleunigter Medienfluss, was zu einer Erhöhung des Medienumsatzes führt.
  3. Auslagern von Prozessen an den Kunden: Durch den Selfservice reduzieren sich Wartezeiten. Auch die Anonymität bei der Verbuchung ist gewährleistet.
  4. moderne Mediensicherung, zeitgemäßer Schutz vor Diebstahl. Am  Ein-bzw. Ausgang befinden sich Gates, die automatisiert die korrekte Entleihe kontrollieren.
  5. Physische Entlastung der Mitarbeiter: Belastung von Handgelenken, Fingern und Nackenmuskulatur werden verringert. Deutliche Verringerung von Routinearbeiten.

 

Inhaltliche und zeitliche Prozessstrukturierung

In den Prozess wurde ebenfalls das Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport eingebunden. Die Fachstelle für öffentliche Bibliotheken ist bereit, die Stadtbücherei Emmerich am Rhein eng inhaltlich zu begleiten. Für 2017/2018  bietet das Land NRW ein umfassendes Förderprogramm, mit dem Ziel die grundlegenden Rahmenbedingungen für die Aufgabenerfüllung Öffentlicher Bibliotheken zu verbessern. Ein entsprechender Förderantrag für die Einführung der Selbstverbuchung und der inhaltlichen Begleitung (u.a. Fortbildungsreihe für das Personal) wird Ende 2016 für 2017/2018 gestellt werden.

Die für die Einführung der Selbstverbuchung erforderlichen Ansätze sollen in den Haushalten der Jahre 2017/2018 eingestellt werden. Die genannten Beträge für die Jahre 2017/2018 entsprechen jeweils den Gesamtbeträgen, wovon 40% als Eigenanteil der Stadt Emmerich am Rhein zu leisten sind.

Für die Einführung der Selbstverbuchung ist es nicht allein erforderlich die entsprechenden technischen Rahmenbedingungen zu schaffen. Vielmehr beginnt mit der RFID-Einführung  eine Erneuerung  des Selbstverständnisses der Bibliothek. Die Mitarbeiter der Bibliothek werden in den Prozess eingebunden und  gezielt fortgebildet.

 

Im Jahr 2016 können folgende interne  Maßnahmen geplant und umgesetzt worden:

  1. Durchführung einer kleineren Revision des Bestandes entsprechend  der strategischen Ausrichtung der Bibliothek (Hauptaufgaben und Schwerpunktzielgruppen) zur Vorbereitung der Konvertierung.
  2. Angebotseinholung
  3. Beantragung des Projektes über zwei Jahre beim Land NRW.

 

Im Jahr 2017 sind folgende Maßnahmen geplant:

  1. Ausschreibung des Projektes
  2. Konvertierung der Medien.
  3.  

Im Jahr 2018 erfolgen folgende weitere Maßnahmen:

  1. Anschaffung der technischen RFID-Geräte incl. Gates zur Sicherung.
  2. Umbau der Theke.
  3. Schulungsreihe für Mitarbeiterinnen der Bibliothek.

 

Ende des Jahres 2018 soll die Selbstverbuchung für Kunden voll funktionstüchtig zur Verfügung stehen. Begleitend dazu sind für 2018 Einführungswochen für die Kunden und evtl. zusätzliche Rahmenveranstaltungen vorgesehen.

 

Folgekosten:

Wartungsverträge für alle RFID-Geräte:

jährliche Kosten in Höhe von ca. 6 % der jeweiligen Auftragssumme sind als Folgekosten zu erwarten und im Haushalt entsprechend einzuplanen. (rd. € 4.500,00)

 

Sowohl der Ansatz für Fortbildungen und für die Konvertierung sollen in dem Antrag an das Land Berücksichtigung finden. Im Bereich der Investitionen sind Mittel in Höhe von  ca. € 2.500  im Jahr 2017 und ca. € 50.000 im Jahr 2018, an Investitionen zu berücksichtigen. Der Eigenanteil der Stadt Emmerich am Rhein in Höhe von 40 Prozent der Investitionen beträgt 2017 ca. € 1.000 und 2018 ca. € 20.000.

Weitere Kosten (außerhalb der Investitionskosten)  in Höhe von  ca. € 17.000 in 2017 und ca. € 6.000 im Jahr 2018.  Der Eigenanteil der Stadt Emmerich am Rhein in Höhe von 40 Prozent beträgt hier 2017 ca. € 6.800 und 2018 ca. € 2.400.

 

Kostenaufstellung (Stand August 2016):

2017

Medienkonvertierung inkl. Chips                               ca.  € 17.000

PC-Arbeitsplätze für Implementierung/Theke            ca.     2.500

 

2018:   

Thekenumbau                                                             ca.    5.000

Demontage   alte Anlage                                            ca.    1.000

Hard- und Software                                                     ca.  € 50.000                                     

Fortbildungskosten                                                       ca.     2.000

                                   

Der städt. Eigenanteil in den Jahren 2017 und 2018 beträgt ca. € 30.000.                    

Ab 2019 entstehen Kosten für die Wartung RFID-Technik in Höhe von jährlich  ca. € 4.500, die nicht aus Landesmittel förderfähig sind.

 

Anmerkung:

Die derzeit vorhandene Buchsicherungsanlage ist über 25 Jahre alt und sehr reparaturanfällig geworden. In den letzten Jahren sind hier allein Kosten in Höhe von rd. € 5.000,-- entstanden. Ersatzteile sind kaum noch lieferbar. Eine Neuanschaffung beträgt ca. € 25.000,--, die vom Land nicht gefördert werden würde.

Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :

 

Die Maßnahme hat finanz- und haushaltsrechtlichen Auswirkungen in den Jahren 2016 und 2017

 

 

Leitbild :

 

Die Maßnahme steht im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 5

 

 

 

Michael Rozendaal

Betriebsleiter