Beschlussvorschlag

 

1. Der Rat nimmt die Ausführungen in der Sachdarstellung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung

 

• die Neustrukturierung der Dezernate in dem im Antrag formulierten Sinne vorzubereiten;

 

• die Voraussetzungen zur Besetzung der Stelle einer/s Beigeordneten (A15 LBesG) zu schaffen und dem Rat den Entwurf eines Ausschreibungstextes im Februar 2022 zur Beschlussfassung zuzuleiten;

 

• unter Beachtung der steigenden Anforderungen an die Aufgabenbereiche IT, Digitalisierung und Organisation sowie der Notwendigkeit der strategischen und operativen Führung der Informationstechnik für die Gesamtverwaltung einen Vorschlag zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung dieser Bereiche zu erarbeiten.

 

2. Der Rat stellt im Haushalt 2022 die erforderlichen Mittel zur Umsetzung der Anregung (Personal- und Sachkosten) zusätzlich zur Verfügung.

 

Sachverhalt :

 

Mit Antrag vom 29.11.2021 zur „Neustrukturierung der Verwaltung“ regt die CDU Ratsfraktion

 

I. 

die Einrichtung eines dritten Dezernates und damit einhergehend einer zusätzlichen Beigeordnetenstelle

(Ziffer 1. und 2. des Antrages)

sowie

 

II.

die Erarbeitung eines Vorschlages zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung der Aufgabenbereiche IT, Digitalisierung und Organisation

 

an.

 

Verwaltungsseitig wird folgende Vorgehensweise empfohlen:

 

Zu I:

Einrichtung eines dritten Dezernates und damit einhergehend einer zusätzlichen Beigeordnetenstelle

(Ziffer 1. und 2. des Antrages)

 

I.1

Anregung

Die CDU-Ratsfraktion regt eine Neugliederung der Dezernate dergestalt an, die Fachbereiche 7 (Arbeit und Soziales) und 4 (Jugend, Schule und Sport) sowie die Stabsstelle 18 / Demografie und Integration aus dem Dezernat I (Dezernat des Bürgermeisters) herauszunehmen und in ein neu zu schaffendes Dezernat III zu überführen. Die Leitung dieses neuen Dezernates soll mittels einer neu zu schaffenden Stelle eines weiteren Beigeordneten (A 15 LBesG) erfolgen.

 

 

I.2 Würdigung

Kommunale Beigeordnete werden vom Rat gewählt (§ 71 Abs. 1 S. 3 GO NW). Gleichfalls kann der Rat auch den Aufgabenbereich eines Beigeordneten festlegen, indem er den Geschäftskreis des Beigeordneten bestimmt.

Letzteres setzt allerdings die Zustimmung (hier: Einvernehmen) des Bürgermeisters voraus.

 

Der Vorschlag, die Fachbereiche 7 und 4 in ein neues (weiteres) Dezernat zu überführen, wurde verwaltungsseitig bereits im Jahre 2017 formuliert. Seinerzeit wurde für die Sitzung des Rates am 08.03.20217 eine Vorlage erstellt und mit folgender, aus Sicht der Verwaltung auch heute noch zutreffender Argumentation, ein neuer Dezernatszuschnitt angeregt:

 

Auszug Verwaltungsvorlage 01-16 1025/2021/1 aus 20217:

 

„Situation Dezernat I:

Die Organisationsstruktur der Verwaltung gliedert sich in die Dezernate I und II.

Die Leitung des Dezernates I mit den Fachbereichen 1 Zentrale Dienste, 2 Finanzen, 4 Jugend, Schule und Sport sowie 7 Arbeit und Soziales obliegt dem Bürgermeister. Darüber hinaus ist der Bürgermeister auch verantwortlich für die Stabsstellen sowie die eigenbetriebsähnliche Einrichtung KKK.

Diese Struktur wurde aus der Zeit der sog. „Doppelspitze“ vor der Reform des Kommunalen Verfassungsrechtes übernommen.

Zum einen hat sich das Aufgabenspektrum des Hauptverwaltungs-beamten, als Leiter der Verwaltung und Vorsitzender des Rates und Repräsentant der Stadt, seither wesentlich vergrößert.

Zum anderen haben sich insbesondere die Fachbereiche 4 und 7 hinsichtlich der zu erfüllenden Aufgaben und auch des Anteils der vorzubereitenden und zu treffenden strategischen Entscheidungen in den letzten Jahren komplett gewandelt.

 

Die Fachbereiche Jugend, Schule und Sport (z.Zt. 48 Mitarbeiter, 20 Millionen Aufwendungen, 12 Millionen Zuschussbedarf) sowie Arbeit und Soziales –Jobcenter im Kreis Kleve (z.Zt. 47 Mitarbeiter; 7,2 Millionen Aufwendungen, 2,6 Millionen Zuschussbedarf) haben heute wenig gemein mit dem ehemaligen Jugendamt, dem Sozialamt und dem Schulverwaltungsamt früherer Ausrichtung.

 

Die Fachbereiche 4 und 7 erfordern aufgrund ihrer komplexen Aufgabenstruktur und dem breiten Gestaltungsrahmen ein erhöhtes Maß an strategischer Steuerung und konzeptionellem Arbeiten. Dies gilt sowohl für die genannten Fachbereiche an sich, aber auch fachbereichs- und dezernatsübergreifend.

Diese wichtige Lenkungs- und Steuerungsfunktion kann – aufgrund des vorstehend zur Funktion des hauptamtlichen Bürgermeisters Gesagten – nicht durch diesen alleine in der gebotenen Weise wahrgenommen werden.“

 

 

Mithin deckt sich der aktuelle Vorschlag auf Dezernatsneugliederung inhaltlich mit den verwaltungsseitigen Bestrebungen und kann im Einvernehmen mit dem Bürgermeister initiiert werden.

I.3 Umsetzung

Die zur Umsetzung erforderlichen Schritte lassen sich wie folgt skizzieren:

 

I.3.1 Einrichtung einer zusätzlichen A 15 Stelle mit dem Stellenplan 2022

 

·         der Stellenplan 2022 (Anlage zum Haushaltsplan 2022) ist zu erweitern um eine zusätzliche A 15 Beamtenstelle. 

 

I.3.2 Veranschlagung zusätzlicher Personalkosten (anteilig 2022; vollständig ab 2023ff) 

 

·        der Personalkostenansatz ist um die zusätzliche A 15 Stelle zu erhöhen;

Unter der Annahme, dass die Stellenbesetzung zum 01.10.2022 erfolgt, sind im Haushalt 2022 zusätzliche AG Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 20.000 Euro (zzgl Pensions- und Beihilferückstellungen) und für die Folgejahre jährliche AG Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 80.000 Euro zzgl. Pensions- und Beihilferückstellungen einzuplanen. 

 

 

I.3.4 Änderung der Hauptsatzung der Stadt Emmerich am Rhein

 

·        § 71 Abs. 1 Satz 1 GO NW bestimmt, dass die Zahl der Beigeordneten durch die Hauptsatzung festgelegt wird. Die Hauptsatzung der Stadt Emmerich am Rhein sieht in § 14 die Wahl eines Beigeordneten vor; mithin setzt die Installation eines weiteren Beigeordneten auch die Änderung der Hauptsatzung vor.

 

Die Beschlussfassung über die Änderung der Hauptsatzung wird - nach entsprechender Vorberatung durch den Rechnungsprüfungsausschuss und den Haupt- und Finanzausschuss - für die Sitzung des Rates am 22. Februar 2022 vorgesehen.

 

 

I.3.5 Stellenausschreibung / Abstimmung Anforderungsprofil

 

·        Nach Art. 33 Abs. 2 GG; § 9 BeamtStG hat die Auslese der Bewerber/innen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zur erfolgen; um diesem Grundsatz Geltung zu verschaffen, schreibt § 71 Abs. 2 Satz 2 GO NW vor, dass Stellen hauptamtlicher Beigeordneter auszuschreiben sind.

 

Vor der Ausschreibung gilt es, das Anforderungsprofil zu definieren, mit dem der Kreis der in Betracht kommenden Bewerber/innen angesprochen werden soll

Der Entwurf des Anforderungsprofils / der Stellenausschreibung wird den politischen Entscheidungsträgern ebenfalls im Februar 2022 zur Beschlussfassung zugeleitet.

 

 

I.3.6 Einbindung eines ext. Personaldienstleisters

 

·        Angesichts des angespannten Bewerbermarktes empfiehlt es sich, wie bei der Besetzung von Führungspositionen in jüngster Vergangenheit einen externen Personaldienstleister in das Personalauswahl- und –besetzungsverfahren einzubinden.

 

Für die Beauftragung sind zusätzlich rd. 40.000 Euro im Haushalt 2022 bereitzustellen.

 

 

I.3.7 Beschlussfassung Rat über die Besetzung der Beigeordnetenstelle

 

·        Gem. § 71 Abs. 1 GO NW werden Beigeordnete durch den Rat für die Dauer von acht Jahren gewählt. Die Personalentscheidung durch den Rat sollte vor der Sommerpause 2022 angestrebt und mithin der Terminplan (Ausschreibung / Bewerbungsfrist / Auswertung etc.) entsprechend ausgerichtet werden.

 

 

 

Zu II.

Erarbeitung eines Vorschlages zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung der Aufgabenbereiche IT, Digitalisierung und Organisation

 

II.1

Anregung

Die CDU Ratsfraktion regt unter Beachtung der steigenden Anforderungen an die Aufgabenbereiche IT, Digitalisierung und Organisation sowie der Notwendigkeit der strategischen und operativen Führung der Informationstechnik für die Gesamtverwaltung an, einen Vorschlag zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung dieser Bereiche zu erarbeiten.

 

 

II.2. Würdigung

 

II.2.1 Status Quo

Der digitale Wandel stellt für die öffentliche Verwaltung einen enormen, langfristigen Transformationsprozess dar. Dieser betrifft sowohl interne Arbeitsabläufe und –strukturen, als auch das gesamte Dienstleistungsangebot für Bürgerinnen und Bürger. Zum Ausbau der elektronischen Arbeit sieht das E-Government-Gesetz NRW u. a. die Erfassung und Priorisierung sämtlicher Verwaltungsprozesse vor, um darauf aufbauend Optimierungs-potenziale zu prüfen und dabei den Fokus stets auf die Nutzerinnen und Nutzer zu legen. Erst nach erfolgter Prozessoptimierung findet die digitale Transformation statt.

Digitalisierungsarbeit ist somit in erster Linie Organisationsarbeit; die Informationstechnik ist dabei das Mittel, um die digitale Transformation umzusetzen. Die Bereiche Organisation und IT müssen sowohl im regulären Dienstbetrieb eng miteinander vernetzt sein, als auch anstehende Digitalisierungsprojekte gemeinsam umsetzen. 

Aus diesem Grund wurden im Jahr 2020 sämtliche Stellenprofile dieser beiden Bereiche überprüft, neu strukturiert und aufeinander abgestimmt. Das Prozessmanagement wurde dabei bewusst im IT-Bereich angesiedelt, da zur Identifikation von Optimierungspotenzialen neben dem reinen Prozesswissen die (informations)technische Expertise unentbehrlich ist.

Zugleich findet an dieser Position eine Verzahnung mit den im Stellenplan 2021 zwei neu geschaffenen Stellen des Sachgebiets „Organisation und Digitalisierung“ statt, welche einerseits bei der Prozessarbeit unterstützen und andererseits gleichzeitig notwendige Veränderungen in der Verwaltungsorganisation umsetzen und überwachen können.

Verwiesen sei auch auf den Sachstandsbericht Digitalisierung in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 02.11.2021; Vorlage-Nr. 01-17 0441/2021.

 

 

II.2.2 organisatorische und personelle Weiterentwicklung

Handlungsfelder Verwaltung und Bildung

Die Aufgabenbereiche Organisation und IT koordinieren die digitale Transformation innerhalb der Stadtverwaltung. Zur Umsetzung bedarf es weiterhin der Einbindung der zuständigen Fachbereiche und Stabsstellen. Daher ist im Sinne einer dauerhaft funktionierenden Digitalisierungsarbeit ein Fokus darauf auszurichten, kurzfristig Multiplikatoren in jeder Organisationseinheit auszubilden. Diese Personen koordinieren die Digitalisierungsprojekte innerhalb des eigenen Fachbereichs und dienen gleichzeitig als verbindliche Ansprechpersonen für Organisation und IT.

In diesem Zusammenhang gilt es u.a. Rollenverständnisse zu definieren sowie die für diese zusätzliche Aufgabe notwendigen Ressourcen zu ermitteln und den Organisationseinheiten zur Verfügung zu stellen.

 

Gesamtstädtische Handlungsstrategie „Smart City“

Über die vorstehend abgebildeten Handlungsfelder hinaus gilt es aber zugleich, die Voraussetzungen zur Umsetzung der weiteren Themenfelder einer „Smart City“ (u.a. Smart Mobility; Smart Living & Education, Smart Environment) zu schaffen. Die digitale Stadt wird durch Vernetzung und den Einsatz moderner Technologien effizienter und klimaschonender, intelligenter und lebenswerter.

In diesem Kontext gilt es, die Rolle des Akteurs „Stadtverwaltung“ zu den weiteren einzubindenden Beteiligten (städt. Gesellschaften, Wirtschaft etc.) zu klären und darauf aufbauend entsprechende Strukturen (organisatorisch / personell) aufzubauen.

 

 

II.2.3 Erarbeitung eines Vorschlages zur organisatorischen und personellen

         Weiterentwicklung

 

Verwaltungsseitig wird in Umsetzung der Erarbeitung eines Vorschlages zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung die partielle Hinzuziehung externen Sachverstandes (z.b. Coaching durch GPA NRW, KGSt, Kommunalagentur o.a.) -wie im Antrag der CDU-Fraktion- angeregt, als erforderlich und zielführend qualifiziert.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, im Budget des FB 1 –Zentrale Dienste- zusätzliche Haushaltsmittel in Höhe von 10.000 Euro bereit zu stellen.

 

Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :

 

Zu I: Einrichtung eines dritten Dezernates und einer zusätzlichen Beigeordnetenstelle

Personalkosten:

HHJ 2022: zusätzliche AG Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 20.000 Euro (zzgl Pensions- und Beihilferückstellungen)

2023 ff: jährliche AG Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 80.000 Euro (zzgl. Pensions- und Beihilferückstellungen);

Sachkosten

HHJ 2022: Für die Beauftragung eines externen Personaldienstleisters sind zusätzlich rd. 40.000 Euro im Haushalt 2022 bereitzustellen.

 

Zu II: Erarbeitung eines Vorschlages zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung der Aufgabenbereiche IT, Digitalisierung und Organisation

Sachkosten:

HHJ 2022: Beratungsleistungen ca. 10.000 Euro

 

Die zu I. und II ermittelten Aufwände sind im HHP 2022 ff zusätzlich bereitzustellen.

 

 

 

Leitbild :

 

Die Maßnahme steht im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 6.1.

 

 

 

 

Peter Hinze

Bürgermeister