Beschlussvorschlag

Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt der verwaltungsseitig vorgeschlagenen Vorgehensweise zu und entsendet nachfolgende Mitglieder in die ”Arbeitsgruppe digitale und hybride Gremienarbeit”:

Sachdarstellung :

1.       Anträge der politischen Entscheidungsträger

Mit Antrag Nr. XX/2022 vom 28.11.2022 (Anlage 1) regt die CDU Ratsfraktion die Beauftragung der Verwaltung zur Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlags für die Implementierung der digitalen und hybriden Gremienarbeit an. In der Sitzung des Rates am 13.12.2022 wurde dieser Antrag zur weiteren Behandlung an den Haupt-und Finanzausschuss verwiesen.

Der Antrag Nr. VI/2023 der BGE-Ratsfraktion (Anlage 2) vom 02.10.2023 greift die Thematik des vorstehend zitierten Antrages auf und benennt wesentliche Aspekte (u.a. rechtliche Rahmenbedingungen, Raumausstattung, Fördermittel), die in der Konzeption zur Umsetzung der Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen Berücksichtigung finden müssen. Dieser Antrag wurde in der Sitzung des Rates am 17.10.2023 an den Haupt- und Finanzausschuss verwiesen.

2.       Ausgangssituation

Die ”Prüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen und Schaffung der Voraussetzungen zur Durchführung digitaler bzw. hybrider Sitzungen gem. §§ 47 a, 58 a GO NRW; DigiSiVO etc.” bilden einen Aufgabenschwerpunkt des Fachbereiches 1 - Zentrale Dienste - in den Jahren 2023 ff.

Im Rahmen der Umsetzung dieses Aufgabenschwerpunktes können einzelne Bausteine (rechtlicher Rahmen, räumliche Situation, Option: Durchführung von Sitzungen in digitaler oder hybrider Form) nicht losgelöst voneinander betrachtet werden.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Neufassung der einschlägigen ortsrechtlichen Bestimmungen (siehe Ausführungen Ziffer 2.1) sowie die Klärung der Frage, in welchen Räumlichkeiten die Sitzungen des Rates (und ggf. seiner Ausschüsse) zukünftig stattfinden werden (siehe Ausführungen Ziffer 2.2) ohnehin zu initiieren sind. Mitentscheidend für die letztendliche Ausgestaltung der ortsrechtlichen Bestimmungen und von hoher Relevanz für die Definition der Anforderungen an den künftigen/die künftigen Sitzungssäle ist die Entscheidung, ob vor Ort die Option zur Durchführung von digitalen/hybriden Sitzungen gewählt wird.

2.1.    ortsrechtliche Bestimmungen

Die Hauptsatzung der Stadt Emmerich am Rhein vom 05.06.2001 in der Fassung der zwischenzeitlich 19. Änderungssatzung sowie auch die Geschäftsordnung der Stadt Emmerich am Rhein für den Rat und die Ausschüsse, beschlossen durch den Rat in seiner Sitzung am 16.12.2014, zuletzt geändert durch Ratsbeschluss vom 28.05.2019, bedürfen der Neufassung. Der Handlungsbedarf ist insbesondere vor dem Hintergrund gegeben, dass diverse Passagen den übergeordneten gesetzlichen Regelwerken nicht mehr entsprechen; darüber hinaus erfordern auch geänderte organisatorische Rahmenbedingungen und anzupassende Zuständigkeiten die Novellierung der ortsrechtlichen Bestimmungen.

Entsprechende Entwürfe der Hauptsatzung, der Geschäftsordnung und auch der Zuständigkeitsordnung sind verwaltungsseitig in Vorbereitung. Sie orientieren sich an den Inhalten der Mustersatzungen des Städte- und Gemeindebundes NW. Neben den vorstehend beschriebenen normativ erforderlichen Anpassungen, besteht hinsichtlich einiger Regelungen (bsp. Umgang mit Anregungen und Beschwerden, Aufwandsentschädigung, zusätzliche Aufwandsentschädigung für Vorsitzende von Ausschüssen etc.) Ermessens- und Gestaltungsspielraum. Hier gilt es, nach Diskussion möglicher Regelungsvarianten Entscheidungen für die künftige Verfahrensweise festzulegen.

2.2.    räumliche Situation

Der Ratssaal der Stadt Emmerich am Rhein bietet dem anlässlich der Kommunalwahlen 2020 neu gewählten und - trotz beschlossener Reduzierung der Anzahl der zu wählenden Vertreter - zahlenmäßig vergrößertem Rat nicht genügend Platz.

Mithin tagt dieser Rat bislang weiterhin in der Aula der Gesamtschule und allein die Sitzungen seiner Ausschüsse wurden nach Ende der im Zusammenhang mit der Covid-19 Pandemie zu beachtenden Regeln in den Ratssaal des Rathauses zurückverlegt.

Es gilt, für die Durchführung von Sitzungen des Rates und ggf. auch für die seiner Ausschüsse Räumlichkeiten zu bestimmen, die hinsichtlich Größe und Ausstattungsstandard den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden.

2.3.    Option zur Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen

2.3.1. rechtlicher Rahmen für digitale / hybride Sitzungen

Mit dem ”Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien zur Änderung kommunalrechtlicher Vorschriften” vom 13.04.2022 wurde grundsätzlich die Möglichkeit geschaffen, unter bestimmten Prämissen digitale oder hybride Gremiensitzungen durchzuführen.

Ihre rechtliche Grundlage finden diese in den Bestimmungen §§47a GO NRW (Einberufung von Sitzungen in besonderen Ausnahmefällen) und 58 a GO NRW (Hybride Sitzungen der Ausschüsse).

2.3.2. technischer Rahmen für digitale / hybride Sitzungen

Auf Grundlage der o.g. gesetzlichen Bestimmung traten in Folge die Verordnung über die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kommunaler Vertretungen (Digitalsitzungsverordnung - DigiSiVO) vom 27.04.2022 sowie die Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Anwendungen zur Bild-Ton-Übertragung sowie von Anwendungen zur Durchführung digitaler Abstimmungen im Rahmen von digitalen und hybriden Sitzungen kommunaler Gremien (Verwaltungsvorschrift Anwendungszulassung Digitalsitzungen - VV AnwendZulDigiSi) vom 31. Mai 2022 in Kraft.

Die Gemeindeprüfungsanstalt wurde seitens des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes NRW mit der Prüfung der Einhaltung von technischen Standards und der Zulassung von Anwendungen zur Bild-/Ton-Übertragung in digitalen und hybriden Sitzungen sowie von Anwendungen zur Durchführung von Abstimmungen in digitalen und hybriden Sitzungen beauftragt.

Im Vergleich zu analogen Sitzungen bedarf es zur Durchführung digitaler bzw. hybrider Sitzungen diverser zusätzlicher technischer Anforderungen. So gilt es z.B. sicherzustellen, dass

–  jedes Mitglied über einen digitalen Zugang verfügt;

–  nur solche Verfahren zum Einsatz (Verfahren zur Bild-Ton-Übertragung sowie Anwendungen zur Durchführung digitaler Abstimmungen) kommen, die von der GPA NRW zugelassen sind;

–  die technische Ausstattung (hier: z.B. eingesetzte Ratsinformationssoftware) den Anforderungen bei hybriden Sitzen gerecht wird;

3.       Aktuelle Entwicklung

Ende November 2022 hat der Städte- und Gemeindebund NW seine Musterhauptsatzung sowie -geschäftsordnung um Regelungsvorschläge zur Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen ergänzt.

Die erste Zulassung einer Anwendung nach § 47a Abs. 4 Satz 2 GO NRW seitens der GPA NRW erfolgte Ende April 2023. Zwischenzeitlich haben einige weitere Verfahren den Zertifizierungsvorgang seitens der GPA NRW erfolgreich absolviert.

Aktuell (Stand September 2023) hat das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen mit der Handreichung ”Digitale und hybride Sitzungen in Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen” (Anlage 3) den Kommunen eine Handlungshilfe zur Verfügung gestellt.

Mithin steht den Kommunen grundsätzlich das erforderliche rechtliche und technische Rüstzeug zur Einführung digitaler/hybrider Gremienarbeit zur Verfügung.

4.       weitere Vorgehensweise

Die Digitalisierung und die damit verbundene Möglichkeit einer virtualisierten Mandatswahrnehmung bietet zweifelsohne Möglichkeiten, um die Gremienarbeit insgesamt flexibler zu gestalten, den Zeitaufwand der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger zu verringern und die Attraktivität des ehrenamtlichen kommunalpolitischen Engagements zu steigern. Gleichsam bietet sich auch der interessierten Öffentlichkeit die Chance einer ortsungebundenen Teilnahme an Gremiensitzungen.

Der Gesetzgeber hat durch Einfügen der §§ 47 a und 58 a GO NW die gesetzliche Grundlage geschaffen und den Kommunen die Option zur digitalen und hybriden Gremienarbeit eröffnet.

Die Verantwortung für den normkonformen Ablauf digitaler oder hybrider Sitzungen trägt, ebenso wie im Falle analoger Sitzungen, die Kommune. Die Entscheidung für die digitale/hybride Gremienarbeit geht einher mit hohen Anforderungen an den technischen Standard, die kontinuierlich sicherzustellende technische Betreuung in den jeweiligen Sitzungen sowie einem organisatorischen Mehraufwand.

Es gilt, in Kenntnis

-       des zu schaffenden rechtlichen Regelwerkes;

-       der erforderlichen technischen Voraussetzungen;

-       der Auswirkungen auf die räumlichen Anforderungen;

-       der Verantwortlichkeiten auf Seiten der Gremienmitglieder und der Verwaltung;

-       der IT-Sicherheit;

-       der Besonderheiten der Sitzungsdurchführung (z.B. Öffentlichkeit / Nichtöffentlichkeit,, technische Störungen während der Sitzung, Abstimmungen namentlich / geheim, etc.)

-       der zu beachtenden Belange des Datenschutzes

-       der zu beachtenden Belange der Datensicherheit

und den damit verbundenen finanziellen und personellen Aufwendungen zu entscheiden, ob und unter welchen Prämissen der Einstieg in die digitale/hybride Gremienarbeit in der Stadt Emmerich am Rhein erfolgen soll.

Verwaltungsseitig wird vorgeschlagen, diese Entscheidung in der zu bildenden ”Arbeitsgruppe digitale und hybride Gremienarbeit” vorzubereiten. Zielführend wäre es aus Sicht der Verwaltung, in diese Gruppe pro Fraktion ein Mitglied zu entsenden.

Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :

Die Maßnahme hat keine finanz- und haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen.

Leitbild :

Die Maßnahme steht im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 6.2.

Peter Hinze

Bürgermeister