Beschlussvorschlag

Der Rat beschließt, die bisherige Praxis hinsichtlich der Zuleitung von Sitzungsunterlagen beizubehalten.

Sachstand

§ 47 Abs. 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) legt fest, dass die Ladungsfrist sowie die Form der Einberufung durch die Geschäftsordnung zu regeln sind. Die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Emmerich am Rhein (GeschO) bestimmt in § 1 Abs. 3 entsprechend, dass die Ladungsfrist, beginnend mit dem Tage Zustellung der Einladung, 8 Tage beträgt.

Verfahrensweise

a)    Einladung Haupt- und Finanzausschuss und Rat

Beiden Gremien gehören nur Ratsmitglieder an. Die Sitzungen finden dienstags statt. Die Zustellung der Einladung muss entsprechend der Bestimmung in der GeschO am Montag der Woche, die der Sitzungswoche vorausgeht, erfolgen.

In der Praxis zeigt sich, dass die in der GeschO vorgesehene Frist zur Fertigstellung und Zuleitung der Einladungen für diese beiden Gremien knapp bemessen ist. Es müssen in aller Regel Beschlussvorlagen aus vorangehenden beratenden Sitzungen angepasst werden. Hinzu kommt für die Sitzungen des Rates, dass die Einreichung von Anregungen und Beschwerden (Eingaben) sowie von Anträgen bis zum 12. Tag vor der Sitzung möglich ist. Somit kommt es nicht selten vor, dass Eingaben bzw. Anträge beim Bürgermeister am letzten Tag der Frist nach Dienstschluss eingehen. Es bleiben der Verwaltung somit 2 (Arbeits-)Tage, auch diese Tagesordnungspunkte auf die Tagesordnungen zu setzen und entsprechende Vorlagen zu erstellen.

Die Fertigstellung dieser Sitzungsunterlagen vor der in der GeschO genannten Frist ist aus den vorgenannten Gründen nicht möglich.

Eine Zustellung der Unterlagen (per Kurierdienst / Boten) am Tag des Fristablaufes wäre grundsätzlich möglich.

Bislang werden –im Einvernehmen mit den Fraktionen- die Unterlagen für die Sitzungen des Rates und des Haupt- und Finanzausschusses fristgerecht am Montag der Vorwoche (8. Tag vor der Sitzung) in die Postfächer der Ratsmitglieder gelegt. Mit dieser Verfahrensweise wird dem Wunsch der Mandatsträger entsprochen, die an Montagen in aller Regel direkt von ihren Arbeitsplätzen zu den Fraktionssitzungen kommen. Eine Zustellung an die Wohnadresse würde auf Seiten der Verwaltung Kosten verursachen und zum anderen einen zusätzlichen Aufwand für die Mandatsträger bedeuten, die ihre Sitzungsunterlagen zunächst zu Hause abholen müssten.

Sämtliche Unterlagen, die sich am Dienstag nach einer Fraktionssitzung noch in den Fächern/Mappen einzelner Ratsmitglieder, die an der Sitzung nicht teilnehmen konnten, befinden, werden am Dienstag per Botendienst zugestellt. Sitzungsunterlagen, die auf diese Weise befördert werden, gelten als rechtzeitig zugeleitet.

Praktische und ökonomische Gründe sprechen somit für eine Beibehaltung der bisherigen Praxis.

b)    Einladung Rechnungsprüfungsausschuss

Auch diesem Gremium dürfen nur Ratsmitglieder angehören. Die Sitzungen finden in der Regel donnerstags statt. Soweit möglich, werden die Unterlagen ebenfalls am Montag der Vorwoche in die Fächer der Ratsmitglieder gelegt; also vor Ablauf der in der Geschäftsordnung genannten Frist. Ist dies nicht möglich, werden die Sitzungsunterlagen spätestens bis Mittwoch der Vorwoche postalisch bzw. per Botendienst zugestellt.

Die Entscheidung für eine postalische Zustellung oder die Beauftragung des Botendienstes erfolgt nach den Umständen des Einzelfalls. Kriterien bilden Umfang der Unterlagen sowie die verbleibende Anzahl der Tage bis zum Zustellungstag (Fristablauf).

In der Regel gelingt es, die Unterlagen bereits frühzeitig und somit unter Vermeidung von Portokosten / Kosten für Kurierfahrten in die Fächer der Ratsmitglieder zu legen.

Auch hier sprechen praktische und ökonomische Gründe für eine Beibehaltung der bewährten Praxis.

c)    Ausschuss für Stadtentwicklung

Dem Ausschuss gehören sowohl Ratsmitglieder als auch sachkundige Bürger an. Die Sitzungen finden in der Regel dienstags statt.

Die Einladungen / Vorlagen für die Sitzungen des Ausschusses für Stadtentwicklung sind zum Teil erheblich umfangreicher als die der übrigen Gremien. Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einarbeitung in die zur Beratung oder Beschlussfassung anstehenden Themen wurde in jüngster Zeit dazu übergegangen, die Sitzungsunterlagen allen Ausschussmitgliedern bereits an dem Wochenende vor Ablauf der Frist zuzuleiten.

Unter den Prämissen

-umfangreiche / komplexe Sitzungsunterlagen

-frühzeitige Fertigstellung möglich

sollte auch diese Praxis im Sinne der Sicherstellung einer bestmöglichen Vorbereitung der Mandatsträger auf die Beratungs-/Abstimmungsgegenstände beibehalten werden.

d)    Sonstige Ausschüsse

In allen weiteren Ausschüssen des Rates (JHA, SchulA, SozialA, KBE, VergabeA, KulturA) sind ebenfalls Ratsmitglieder und sachkundige Bürger vertreten. In der Regel werden die Sitzungsunterlagen am Montag der Woche, die dem Sitzungstag vorausgeht, in die Fächer der Ratsmitglieder gelegt. Fällt der Sitzungstag auf einen Dienstag, erfolgt die Zustellung – unter Vermeidung von Portokosten / Kosten für Kurierfahrten- rechtzeitig; in anderen Fällen (Sitzungstag Mittwoch oder Donnerstag) sogar frühzeitig.

Die Unterlagen für die sachkundigen Bürger werden am Freitag via Post versandt, um eine Zustellung (spätestens) am Montag sicherzustellen.

Fällt der Sitzungstag nicht auf einen Dienstag und können die Sitzungsunterlangen nicht rechtzeitig fertiggestellt werden, bleibt zur Fristwahrung die Option, die Unterlagen allen Ausschussmitgliedern am 8. Tag vor dem Sitzungstag per Botendienst zuzustellen.

Aus wirtschaftlichen Gründen ist die Verwaltung allerdings bestrebt, die Unterlagen in die Fächer der Ratsmitglieder zu legen und die Zustellung an die sachkundigen Bürger auf dem Postweg  sicherzustellen.

Der Umstand, dass es aus vorgenannten Gründen unter bestimmten Prämissen vereinzelt dazu kommen kann, dass sachkundige Bürger ihre Unterlagen früher in Empfang nehmen als Ratsmitglieder, aber beide Zustellungen innerhalb der per Geschäftsordnung bestimmten Frist liegen, rechtfertigt aus Sicht der Verwaltung aus wirtschaftlichen Gründen kein Abweichen von der bisherigen Praxis. Darüber hinaus liegt die Entscheidung über die Art der Zustellung der Unterlagen (Post, privater Zustelldienst, Kurierdienst, eigene Zusteller etc.) im Verantwortungsbereich des Bürgermeisters.

Darüber hinaus gilt es zu berücksichtigen, dass die elektronische Übersendung von Sitzungsunterlagen in Kürze vor Ort zum Standard werden und die zeitgleiche Zustellung sicherstellen wird.

Sachverhalt :

Sh. Anlage

Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :

Die Maßnahme hat keine finanz- und haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen.

Leitbild :

Die Maßnahme steht im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 6.2.

Johannes Diks

Bürgermeister