Betreff

Konzept zur Optimierung der Organisation und Prozesse in der Kernverwaltung; hier: Antrag Nr. X/2017 der BGE-Ratsfraktion

Vorlage

01 - 16 1045/2017

Art

Verwaltungsvorlage

Vorlage

01 - 16 1045 2017 A 1 Antrag Nr. XI 2017 der BGE-Ratsfraktion

Beschlussvorschlag

Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und stimmt der vorgeschlagenen Verfahrensweise, die Schwerpunktsetzungen der Handlungsfelder „Organisation und Prozesse der Kernverwaltung 2018-2020“ (vgl. II.1) im Rahmen des Budgetberichtes des Fachbereiches Zentrale Dienste zum Haushalt 2018 vorzustellen, zu.

Sachdarstellung :

I. Ausgangssituation

Mit Antrag vom 07.02.2017 regte die Fraktion BGE an,

„die Verwaltung zu beauftragen, bis zum 30.06.2017 ein Konzept zu erarbeiten und dem Rat zur Entscheidung vorzustellen, wie bis zum Jahr 2020/2025 die Organisation und die Prozesse in der Kern-verwaltung der Stadt Emmerich am Rhein optimiert und zeitgerecht verändert werden können.“

Dieser Antrag ist der Vorlage als Anlage beigefügt.

Das im Antrag der Fraktion BGE benannte Untersuchungsspektrum umfasst alle Leistungen und Prozesse sowie die gesamte Organisationsstruktur der Kernverwaltung. Aus Sicht der Verwaltung ergab sich zum Zeitpunkt der Einbringung dieses Antrages zunächst das Erfordernis, mit dem Petenten eine Abstimmung hinsichtlich einer Spezifizierung des Untersuchungsrahmens zu erwirken, bevor die inhaltliche Behandlung des Antrages erfolgen kann.

Der Rat teilte diese Beurteilung und entschied in seiner Sitzung am 21.02.2017, den Antrag an den Haupt- und Finanzausschuss zu verweisen und

„im Vorfeld der inhaltlichen Erstbearbeitung Kontakt mit dem Petenten aufzunehmen, um Klarheit über den Antragsinhalt und –umfang zu gewinnen.“ (Auszug aus der Begründung zur Ratsvorlage 01-16 1024/2017)

In einem Gespräch mit dem zwischenzeitlich neuen Vorsitzenden der BGE-Fraktion erfolgte eine Spezifizierung des Antragsinhaltes dergestalt, dass die Verwaltung den politischen Entscheidungsträgern ein Konzept über die verwaltungsseitig als wesentlich eingestuften Projekte aus dem genannten Handlungsfeld (Organisations- und Prozessoptimierung) bis 2020 (lfd. Wahlperiode) vorlegen solle; die ausgemachten Projekte seien zu priorisieren und mit Zeit- und Kostengrößen zu hinterlegen.

II. Handlungsfelder „Organisations- und Prozessoptimierung“

1. Handlungsfelder Personal / Organisation / EDV

Die in den Aufgabenbereichen Personalmanagement, Organisationsentwicklung und EDV ausgewiesenen Schwerpunktsetzungen dienen sämtlich dazu, die erreichten Qualitätsstandards unter Berücksichtigung der personellen und finanziellen Ressourcen und den definierten Zielen zu halten oder zu verbessern.

Die genannten Handlungsfelder können nicht getrennt voneinander betrachtet werden;

sie stehen vielmehr in Wechselwirkung zueinander und bedürfen der ganzheitlichen Betrachtung.

2. Jahresplan entsprechend des Budgetbeschlusses zum Haushalt am 21.02.2017

Die Schwerpunktsetzungen des mit den o.g. Handlungsfeldern betrauten Fachbereiches Zentrale Dienste für das Jahr 2017 wurden mit Beschlussfassung über den Haushalt 2017- nach vorlaufender Beratung des Budgetberichtes in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 31.01.2017- durch den Rat in seiner Sitzung am 21.02.2017 definiert.

Der daraus erwachsende, über die Standardaufgaben hinausgehende Aufgabenkatalog des Fachbereiches Zentrale Dienste sei anhand von zwei der insgesamt vier Produktbereiche

der Organisationseinheit exemplarisch aufgeführt (Auszug Haushaltsplan 2017):

„Budget 100

100.01.06.01 Zentrale Dienste

……..

Handlungsfeld Personalwesen

Die Personalentwicklung (PE) hat insbesondere durch die demographische Entwicklung entscheidend an Bedeutung gewonnen. Das Durchschnittsalter der Beschäftigten in der Kernverwaltung liegt bei 47,38 Jahren; das der Führungskräfte bei 49,96 Jahren. Bis zum Jahr 2026 scheiden insg. 7 Leiter und 4. stv. Leiter von Organisationseinheiten aus dem aktiven Beschäftigungsverhältnis aus.

Die altersbedingte Fluktuation betrifft alle Bereiche (allg. Verwaltungsdienst, Sozial- und Erziehungsdienst sowie den technisch/gewerblichen Bereich). Es gilt, die Instrumente der PE wirksam einzusetzen. Ziel des strategischen Personalmanagements ist es sicherzustellen, dass die vorhandenen Mitarbeiter auch in Zukunft in der Lage sind, die komplexen Aufgaben der Verwaltung wahrzunehmen. Es besteht die Notwendigkeit einer quantitativen und qualitativen Gegensteuerung, um diesen Anforderungen an die Personalentwicklung auch in Zukunft gerecht zu werden.

Die wesentlichen Instrumente sind Gewinnung und Ausbildung von Nachwuchskräften, kontinuierliche Fortbildung der aktiven Beschäftigten, die Führungskräfteentwicklung sowie die Schaffung von Arbeitsbedingungen, die die Stadt Emmerich am Rhein als attraktiven Arbeitgeber ausweisen.

Es gilt daher

Bedarfsgerecht auszubilden; insb. für den mittleren Verwaltungsdienst (Verwaltungsfachangestellte) als auch für den gehobenen (Bachelorstudium FH für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst); Unterstützung geeigneter Nachwuchskräfte des gehobenen Dienstes beim Erwerb der Qualifikation für den höheren Dienst (Masterstudium)
die Fortsetzung der Fortbildung mit der Zielsetzung zu betreiben, die Kompetenzen aller Beschäftigten der Stadtverwaltung Emmerich am Rhein mit den aktuellen und künftigen Aufgaben in Einklang zu bringen und damit die Grundlage für eine Leistungserbringung auf qualitativ hohem Niveau zu schaffen. Tangiert werden die Handlungsfelder fachbereichsspezifische und fachbereichsübergreifende Fortbildung sowie Anpassungs- / Aufstiegsqualifizierung (Angestelltenlehrgänge I und II; Aufstieg vom mittleren in den gehobenen Verwaltungsdienst, modulare Qualifizierung vom gehobenen in den höheren Verwaltungsdienst.
die Vermittlung, Erweiterung und den Ausbau von Führungskompetenzen umzusetzen

(Konzeption und Durchführung zielgruppenspezifischer Fortbildungsreihen; Zielgruppen: Führungskräfte (FK) der ersten Ebene (Leiter der Organisationseinheiten), FK der mittleren Ebene (stv. Leiter, Abt.Leiter, SG Leiter), Führungsnachwuchskräfte (qualifizierte Kräfte des geh. Dienstes mit der Fähigkeit und Bereitschaft, Führungsverantwortung zu übernehmen))

geeignete Rahmenbedingungen zur Sicherstellung einer qualifizierten Ausbildung der Nachwuchskräfte der Verwaltung (Ausbilderqualifizierung, Definition einheitlicher Ausbildungs- und Bewertungsstandards) zu schaffen.

den Ausbau des betrieblichen Gesundheitsmanagements zu konzeptionieren und umzusetzen; die Schwerpunkte 2017 bilden

- sukzessive Erstellung psychischer Gefährdungsbeurteilungen; beginnend

FB 7 Arbeit und Soziales

- Einführung des EAP (Employee Assistance Program)

Darüber hinaus wird die neue Entgeltordnung TVöD zum 01.01.2017 in Kraft

gesetzt. Die Überführung der Beschäftigten in die teilweise veränderten

Entgeltgruppen bildet einen weiteren Schwerpunkt in diesem Haushaltsjahr

Handlungsfeld Organisation / EDV / Allgemeine Servicedienste

• Umsetzung des Raumkonzeptes zur Sicherstellung des mittelfristigen Raumbedarfs

• Organisationsuntersuchung FB 2 (hier: Stadtkasse)

• E-Government: Schaffung organisatorischer Voraussetzungen

(…..)

Zentrale Vergabestelle

• Unterstützung der Organisationseinheiten bei den Vergabeverfahren für Baumaßnahmen; ein Schwerpunkt 2017 bildet der Bereich Schulgebäude

(….)

Archiv

• Untersuchung der Potentiale des Archives mit Unterstützung der LVR

Archivberatung

(….)

Budget 100

100.02.01.01 Statistik und Wahlen

2017 Vorbereitung und Durchführung Landtagswahl am 14.05.2017

Vorbereitung und Durchführung Bundestagswahl am 24.09.2017.“

(….)

(Anmerkung:

Vorbereitung und Durchführung einer Wahl binden in den sechs Wochen vor dem Wahltag und zwei Wochen nach dem Wahltermin zusätzliche personelle Kapazitäten (1,5 Vollzeitstellen zzgl. Führungsanteil, die mit dem vorhandenen Personalstamm zu bewältigen sind)

Der Auszug aus dem Haushalt belegt, dass die Anfang 2017 beschlossenen Schwerpunktsetzungen als ambitioniertes Jahresprogramm zu qualifizieren sind.

Das bereits verwaltungsseitig fokussierte Themenfeld „E-Government“ erhielt durch das entsprechende Votum des Rates, zusätzliche Mittel in Höhe von 40.000 Euro zur schnelleren Umsetzung bereit zu stellen, einen noch größeren Stellenwert, dem mit erhöhtem Ressourceneinsatz (personell und finanziell) bereits im laufenden Jahr Rechnung getragen wurde.

3. Unterjährige Entwicklung

3.1 Aufgabenbezogene Entwicklung

Zwei unterjährig entstandene weitere Themenfelder

1. die Auflösung und Neubildung der Ausschüsse des Rates sowie die Neuverteilung der Ausschussvorsitze

(Vermehrte Fraktionsaustritte und –wechsel sowie die Neubildung einer Fraktion im Zeitraum zwischen dem 15.09.2015 und dem 26.03.2017 begründeten den Handlungsbedarf zur Neuorganisation der Ausschusszusammensetzungen. Nach zahlreichen und intensiven interfraktionell, unter Einbindung der Fachverantwortlichen der Verwaltung, absolvierten Terminen, erfolgte im Rahmen einer Sondersitzung des Rates am 25.04.2017 die Beschlussfassung über die Auflösung und Neubildung der kommunalen Ausschüsse und die Neuverteilung der Ausschussvorsitze)

sowie

2. die Umsetzung des Ratsauftrages zur Installation der Stelle eines weiteren Beigeordneten sowie die Federführung in dem sich anschließenden Beanstandungsverfahren

(Die folgende Auflistung beschränkt sich auf die wesentlichen Arbeitsschritte, die aus dieser Aufgabe für den Fachbereich Zentrale Dienste erwachsen sind:

vorbereitende Beschussfassungen in den Sitzungen des HFA bzw. des Rates am 08.03.; 21.03 (u.a. 13. Änderung der Hauptsatzung: „Der Rat wählt zwei Beigeordnete“; Ausschreibungstext normkonform konzipieren); 04.04.(Änderung des Stellenplanes; unterjährige Einrichtung der Stelle eines weiteren Beigeordneten);

Auswertung der Bewerberunterlagen (Mai 2017),

Konzeption eines Fragenkataloges und einer Bewertungsmatrix nach Beauftragung entsprechender Beauftragung durch die Personalfindungskommission; Organisation des Bewerberauswahlverfahrens (Anfang Juni 2017);

Vor- und Nachbereitung der insg. 4 Sitzungen der Personalfindungskommission zwischen Mai und Juli 2017;

Vor- und Nachbereitung weiterer Sitzungen zwischen Juli und Ende September 2017:

11.07.2017 Wahl eines Bewerbers zum Beigeordneten in öffentlicher Sitzung des Rates nach vorlaufender Sondersitzung des HFA;

Sondersitzung des Rates am 28.07 aufgrund der Beanstandung durch den Bürgermeister gem. § 54 Abs. Abs. 2 GO NRW; die Begründung in Vorlage 01-16 1175/2017 umfasst eine 17 seitige gutachterliche Prüfung;

Nichtöffentliche Sitzungen des HFA und des Rates sowie die öffentliche Sitzung des Rates am 28.07.2017 (Entscheidung des Rates über die Beanstandung);

02.08.2017 Einholung der Entscheidung des Landrates gem. § 54 Abs. 2 Satz 4 GO NRW; 54 Abs. 2 Satz 4 GO NRW;

26.09.2017 Sondersitzungen des RPA, des HFA (nichtöffentlich) sowie des Rates (nichtöffentlich und öffentlich) Aufhebungsverfügung des Landrates; Beschlussfassung über die weitere Vorgehensweise; 14. Änderung der Hauptsatzung „Der Rat wählt einen Beigeordneten“ etc.)

verdichteten über Monate hinweg darüber hinaus das Aufgabenfeld des Fachbereiches Zentrale Dienste.

Sie bildeten weitere ressourcenintensive Schwerpunkte, da sich Prüfaufträge, Gutachten, Verwaltungsvorlagen und Konzepte nicht von alleine schreiben und Sondersitzungen des Rates und seiner Ausschüsse sowie vorlaufende interfraktionelle Abstimmungen jeweils einer intensiven Vor- und Nachbereitung bedürfen.

3.2 Personelle Entwicklung

Im Juni 2017 verstarb unerwartet der bisherige Leiter des Fachbereiches 6, Herr Hans-Ulrich Runge. Zur Sicherstellung des Dienstbetriebes innerhalb dieser Organisationseinheit und der Fortsetzung begonnener Projekte, die dezidierte juristische Kenntnis der einschlägigen verwaltungsrechtlichen und ordnungsbehördlichen Bestimmungen voraussetzen, erklärte sich die stellvertretende Leiterin des Fachbereiches Zentrale Dienste bereit, diese Aufgaben wahrzunehmen. In Folge steht sie seit Anfang Juli 2017 dem Fachbereich Zentrale Dienste nur noch zu einem geringen prozentualen Anteil zur Verfügung.

Die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes und die Umsetzung der jahresbezogenen Schwerpunktsetzungen – inklusive der unter Ziffer II. 3.1 skizzierten unterjährig erwachsenen „Sonderprojekte“- konnte nur durch den intensiven Einsatz der Mitarbeiter in den Bereichen Organisation, Personal und EDV und der Fachbereichsleitung erreicht werden. Diese Anstrengungen bedingten die Anordnung und Ableistung von Überstunden in erheblichem Umfang; zum Teil ununterbrochen seit Jahresbeginn.

III. Fazit und Beschlussempfehlung

Die unterjährige Erstellung eines Konzeptes in dem seitens der BGE-Fraktion gewünschten Sinne würde einerseits weitere Ressourcen einfordern, die aktuell nicht generierbar sind.

Andererseits kann die Projektierung der in 2018 ff umzusetzenden Projekte nicht losgelöst von der zukünftigen personellen Situation innerhalb des Fachbereiches Zentrale Dienste betrachtet werden. Es gilt zunächst die Nachfolge der stv. Leiterin und designierten Leiterin des Fachbereiches Bürgerservice und Ordnung zu regeln.

Verwaltungsseitig wird daher vorgeschlagen, die Schwerpunktsetzungen der Handlungsfelder „Organisation und Prozesse der Kernverwaltung 2018-2020“ (vgl. II.1) im Rahmen des Budgetberichtes des Fachbereiches Zentrale Dienste zum Haushalt 2018 vorzustellen.

Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :

Die Maßnahme hat keine finanz- und haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen.

Leitbild :

Die Maßnahme steht im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 6.2

In Vertretung

Dr. Stefan Wachs

Erster Beigeordneter