Beschlussvorschlag

Der Rat fasst den Budgetbeschluss und legt den Zuschussbedarf für das Budget 100 „Fachbereich 1 – Zentrale Dienste- für das Jahr 2020 im Ergebnishaushalt auf 5.015.056 Euro und im Finanzhaushalt auf 4.812.579 Euro fest.

Sachdarstellung :

Der Entwurf der Haushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2020 mit Haushaltsplan und Anlagen wurde in der Sitzung des Rates am 19.11.2019 eingebracht und zur weiteren Beratung an die einzelnen Fachausschüsse verwiesen.

Dem Haupt- und Finanzausschuss wurden als beratendem Fachausschuss am 03.12.2019 die Ziele und Schwerpunkte sowie das Budget (Seiten 141 – 160) durch die Budgetverantwortliche des Fachbereiches 1 detailliert vorgestellt und erläutert.

In seiner Sitzung am 11.02.2020 wird der Haupt- und Finanzausschuss das Budget beraten und Ziele und Schwerpunkte sowie den Zuschussbedarf für das Budget 100 – Fachbereich 1 –Zentrale Dienste für das Haushaltsjahr 2020 festlegen.

Im Rahmen der Beschlussfassung gilt es auch, über die vorliegenden Anträge der Fraktionen zum Haushalt 2020, die in die Zuständigkeit des Fachbereiches 1 –Zentrale Dienste- fallen und somit für das Budget 100 von Relevanz sind, zu beraten und Beschluss zu fassen.

Im Einzelnen sind dies die nachfolgend genannten Anträge:

1.   Fördermittelmanager

hier: Antrag Nr. XLV/2019 der UWE-Ratsfraktion vom 11.12.2019 (Anlage 2 zur Vorlage)

2.   Haushalt 2020 – Personal und Organisationsuntersuchung im Fachbereich 4 (Jugend, Schule und Sport)

hier: Antrag Nr. XXXVI / 2019 der BGE-Ratsfraktion vom 26. November 2019 (Anlage 3 zur Vorlage)

3.   Haushalt 2020 – Zentrales Controlling

hier: Antrag Nr. XXXIV / 2020 der BGE-Ratsfraktion vom 19. November 2019 (Anlage 4 zur Vorlage)

Zu Nr. 1: Fördermittelmanager

hier: Antrag Nr. XLV/2019 der UWE-Ratsfraktion vom 11.12.2019 (Anlage 2 zur Vorlage)

Stellungnahme der Verwaltung

Die politischen Entscheidungsträger und die Verwaltung haben sich aufgrund entsprechender Antragstellungen der BGE-Fraktion (hier: Antrag Nr. XXXVI / 2018 der BGE-Ratsfraktion vom 02.10.2018) und ergänzend hierzu der UWE-Fraktion (Antrag Nr. XLII /2018 vom 09.11.2018) bereits der Thematik angenommen. In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 04.12.2018 wurde die anlässlich der Anregung erstellte umfangreiche Verwaltungsvorlage 01 – 16 1696/ 2018 behandelt; in der Sitzung des Rates am 26.02.2019 sprach sich dieser nach Würdigung der ergänzten Vorlage 01-16 1696/2018/1 mehrheitlich gegen die Einstellung eines Fördermittelmanagers aus und fasste einstimmig den folgenden Beschluss:

„Der Rat beschließt, zum Haushaltsplan eine jährlich fortzuschreibende Fördermittelübersicht mit Darstellung des investiven Projektbezugs aufzustellen und im vierteljährlichen Finanzbericht des Kämmerers den jeweiligen Sachstand zu berichten.“

In Umsetzung dieser Beschlussfassung beinhaltet der Entwurf des Haushaltes 2020 eine entsprechende Fördermittelübersicht mit Darstellung des investiven Projektbezuges (s. Seite 412). Die Finanzberichte 2020 ff werden ebenfalls die begehrten Sachstandsberichte umfassen.

Inhaltlich verweist die Verwaltung auf die umfangreichen Vorlagen 01 – 16 1696/2018 bzw. 01 – 16 1696/2018/1. Da sich die Parameter seit Vorlagenerstellung nicht verändert haben, spricht sich die Verwaltung weiterhin gegen die Einrichtung einer Stabsstelle „Fördermittelmanager“ aus.

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt Emmerich am Rhein hält an der am 26.02.2019 beschlossenen Verfahrensweise fest und lehnt den Antrag der UWE –Ratsfraktion vom 11.12.2019 auf Einrichtung einer Stabsstelle „Fördermittelmanager“ ab.

Zu 2: Haushalt 2020 – Personal und Organisationsuntersuchung im Fachbereich 4 (Jugend, Schule und Sport)

hier: Antrag Nr. XXXVI/2019 der BGE-Ratsfraktion vom 26.11.2019 (Anlage 3)

Der Rat hat diesen Antrag in seiner Sitzung am 17.12.2019 in den Haupt- und Finanzausschuss verwiesen.

Die BGE-Ratsfraktion regt an, im Haushaltsjahr 2020 durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA NW) eine Personal- und Organisationsuntersuchung des Fachbereiches 4 – Schwerpunkt Jugendamt durchführen zu lassen.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Durchführung einer Organisationsuntersuchung des Fachbereiches 4 (Jugend, Schule und Sport) wird verwaltungsseitig grundsätzlich begrüßt und ist in einem Teilbereich dieser Organisationseinheit bezogen auf die Ermittlung des Personalbedarfs als Schwerpunkt im Bereich Organisation (Entwurf Haushalt 2020 Seite 151: Schwerpunkt Organisation 2020 u.a.  „Durchführung einer Stellenbedarfsermittlung im Fachbereich 4; hier: Tagesbetreuung/Tagespflege, Jugendarbeit / Jugendschutz)“ bereits ausgemacht.

Diese Untersuchung sollte bereits im vergangenen Haushaltsjahr durchgeführt werden. Eine entsprechende Ausschreibung wurde initiiert und ein Unternehmen beauftragt. Aufgrund personeller Engpässe im Bereich Organisation (FB 1 –Zentrale Dienste) und paralleler Mitarbeiterwechsel im FB 4 (Ausscheiden von Mitarbeitern im zu untersuchenden Bereich Tagesbetreuung / Tagespflege) wurde die für Mitte 2019 terminierte Untersuchung im Einvernehmen mit dem beauftragten Unternehmen auf das Jahr 2020 verschoben. Die Untersuchung in den benannten Teilbereichen des FB 4 beginnt im April 2020 und wird bis zum Herbst 2020 entsprechende Ergebnisse liefern.

Eine Organisationsuntersuchung des Fachbereiches 4 in dem von der antragstellenden Fraktion begehrten Rahmen sollte an die gewonnenen Ergebnisse anknüpfen, im diesem Jahr vorbereitet und in 2021 durchgeführt werden.

Der mit Antrag der BGE angeregten (Direkt-) Beauftragung der GPA NW stehen vergaberechtliche Bestimmungen entgegen:

Die Durchführung einer solchen Untersuchung durch Dritte ist als Beratungsleistung -und nicht als überörtliche Prüfung- zu qualifizieren. Mithin gilt es, vor einer Beauftragung eine Leistungsbeschreibung zu erstellen und eine Ausschreibung zu initiieren, an der sich auch die GPA NW beteiligen kann. 

Es wird daher vorgeschlagen, parallel zu der diesjährigen – eine Organisationsuntersuchung zu wesentlichen Teilen ausmachenden - Stellenbemessung die Vorbereitungen

Ø  Untersuchungsrahmen definieren

Ø  Leistungsverzeichnis erstellen

Ø  personelle Vakanzen in den an der Untersuchung beteiligten Fachbereichen 1 (hier: Organisation) und 4 für den Durchführungszeitraum (2021) sichern

Ø  Ausschreibung initiieren

Ø  Auftrag vergeben

für eine Personal- und Organisationsuntersuchung des FB 4 im Jahre 2020 zu treffen und die Durchführung im kommenden Haushaltsjahr 2021 vorzunehmen.

Die Veränderungsliste zum Haushalt 2020 ist bezogen auf das Planjahr 2021 um einen entsprechenden Ansatz (geschätzt 50.000 Euro) zu erhöhen.

Beschlussvorschlag

Der Rat der Stadt Emmerich am Rhein beauftragt die Verwaltung, im Jahr 2020 eine Personal- und Organisationsuntersuchung des Fachbereiches 4 (Jugend, Schule und Sport); Schwerpunkt Jugendamt vorzubereiten und im Jahr 2021 durchzuführen.

Entsprechende Mittel werden im Haushalt 2021 bereitgestellt.

Zu 3: Haushalt 2020 – Zentrales Controlling

hier: Antrag Nr. XXXIV / 2020 der BGE-Ratsfraktion vom 19. November 2019 (Anlage 4 zur Vorlage)

Der Rat hat diesen Antrag in seiner Sitzung am 17.12.2019 in den Haupt- und Finanzausschuss verwiesen.

Die Fraktion BGE regt mit ihrem Antrag die Einrichtung eines „Zentralen Controllings“ für das Jahr 2020 an.

Stellungnahme der Verwaltung:

Der vorliegende Antrag benennt im Wesentlichen drei Elemente, die durch ein Zentrales Controlling gestärkt werden sollen:

1)      IKS

2)      Ressourcenverantwortung

3)      Finanz- und Beteiligungscontrolling

Zu 1) IKS

Das im Antrag benannte interne Kontrollsystem (IKS) bildet die Summe aus systematisch gestalteten organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen in der Kommune zur Einhaltung von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige durch Dritte verursacht werden können. Die Maßnahmen beruhen auf technischen und organisatorischen Prinzipien. Sie umfassen Aktivitäten und Einrichtungen zur verwaltungsinternen Kontrolle sowie ihre Beziehungen zueinander; so zum Beispiel:

-bauliche Zutrittskontrollen (FB 3 Immobilien, FB 1 Arbeitssicherheit)

-softwaretechnische Zugriffskontrollen (FB 1 IT)

-schriftliche Weisungen z.B. zur Sicherheit, zur Kommunikation mit der Öffentlichkeit und der 

 Presse (FB 1; Organisation, Stabsstelle 13)

-Maßnahmen zum Schutz der materiellen und immateriellen Vermögenswerte der Kommune

 (u.a. FB 3 Immobilien)

-Maßnahmen zur Abwehr von Korruption und von Vermögensschäden, z.B. das Vier-Augen-

 Prinzip (FB 7 Arbeit und Soziales u.a.)

-Prinzip der Funktionstrennung (z.B. FB 2: Trennung von Anordnendem und Auszahlendem)

-…….

-…….

Die Überwachung des IKS und im Bedarfsfall auch die Beanstandung von Defiziten und das Aufzeigen von Handlungsempfehlungen fällt in die Zuständigkeit der Örtlichen Rechnungsprüfung. Die vorstehende exemplarische Auflistung einzelner Bausteine des IKS verdeutlicht, dass die Umsetzung den einzelnen (dezentralen) Fachverantwortlichen obliegt und jedenfalls an dieser Stelle ein „Zentrales Controlling“ nicht zielführend sein kann. Vielmehr sind die dezentralen Stellen (Bsp. FB 1 Organisation; zusätzliche Stellenanteile im Entwurf des Stellenplans ausgewiesen) personell so auszustatten, dass die erforderliche Anpassung/Aufstellung entsprechender Richtlinien im Sinne des IKS geleistet werden kann. Einer zusätzlichen Instanz in Form eines „Zentralen Controllers“ der auf – bereits seitens der Örtlichen Rechnungsprüfung identifizierten – Handlungsbedarf hinweist, bedarf es an dieser Stelle nicht.

Zu 2) Ressourcenverantwortung

Die dezentrale Ressourcenverantwortung umfasst auch die Projektverantwortlichkeit. Mithin fällt auch das Projektcontrolling in die Zuständigkeit des jeweils Projektverantwortlichen. Der Mehrwert eines Zentralen Controllers ist auf dieser operativen Ebene ebenfalls nicht ersichtlich.

Zu 3) Finanz- und Beteiligungscontrolling

Das Finanzcontrolling sowie das Beteiligungsmanagement fallen in den Zuständigkeitsbereich des Fachbereiches Finanzen, der durch den Kämmerer / die Kämmerin geführt wird. Bei der derzeit laufenden Stellenausschreibung zur Neubesetzung dieser Position werden diese Aufgabenfelder als Kernaufgaben besonders herausgestellt:

(Auszug aus der Stellenausschreibung:)

Ø Zielorientierte Verantwortung der jährlichen Haushaltsaufstellung sowie des Finanzcontrollings

Ø Gekonnte Steuerung des Beteiligungsmanagements

Die Entscheidung über die organisatorische und personelle Ausgestaltung des Finanz- und Beteiligungscontrollings sollte daher unter Einbeziehung des neuen Stelleninhabers / der neuen Stelleninhaberin erfolgen.

Aus vorstehend genannten Gründen schlägt die Verwaltung vor, unter Einbeziehung des neuen Kämmerers / der neuen Kämmerin die künftige Ausrichtung des Finanz- und Beteiligungscontrollings zu erarbeiten und im Rahmen der Beratungen zum Haushalt 2021 erneut inhaltlich zu betrachten.

Beschlussvorschlag

Der Rat nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und stimmt der vorgeschlagenen Vorgehensweise zu.

Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :

Die Maßnahme ist im Haushaltsjahr 2020 vorgesehen. Produkt: sh. Anlage.

Leitbild :

Die Maßnahme steht im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 6.2

Peter Hinze

Bürgermeister