hier: Vorstellung des Konzeptes zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung der Aufgabenbereiche
Beschlussvorschlag
Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zur
organisatorischen Weiterentwicklung der Aufgabenbereiche IT, Digitalisierung
und Organisation zur Kenntnis und stimmt der erweiterten personellen
Ausstattung zu.
Sachdarstellung :
A. Rückblick
Mit Antrag vom
29.11.2021 (Anlage 1: Antrag Nr. LVIII 2021) zur „Neustrukturierung der
Verwaltung“ regt die CDU-Ratsfraktion u. a. die Erarbeitung eines Vorschlags
„zur organisatorischen und personellen Weiterentwicklung der Aufgabenbereiche
IT, Digitalisierung und Organisation“ an. Innerhalb dieses Vorschlags sollen
„die steigenden Anforderungen an die Bereiche sowie die Notwendigkeit der
strategischen Entwicklung und operativen Führung der Informationstechnik für
die Gesamtverwaltung betrachtet werden.“
Verwaltungsseitig
erfolgte mit Vorlage Nr. 01 - 17 0513/2021 zur Sitzung des Rates am 14.12.2021
die Würdigung. Der erarbeitete Vorschlag zur Umsetzung der Anregung wurde in
gleicher Sitzung einstimmig beschlossen. (Auszug aus der Vorlage)
„II.2.2 organisatorische und personelle
Weiterentwicklung
Handlungsfelder Verwaltung und Bildung
Die Aufgabenbereiche Organisation und IT
koordinieren die digitale Transformation innerhalb der Stadtverwaltung. Zur
Umsetzung bedarf es weiterhin der Einbindung der zuständigen Fachbereiche und
Stabsstellen. Daher ist im Sinne einer dauerhaft funktionierenden
Digitalisierungsarbeit ein Fokus darauf auszurichten, kurzfristig
Multiplikatoren in jeder Organisationseinheit auszubilden. Diese Personen
koordinieren die Digitalisierungsprojekte
innerhalb des eigenen Fachbereichs und
dienen gleichzeitig als verbindliche Ansprechpersonen für Organisation und IT.
In diesem Zusammenhang gilt es u.a.
Rollenverständnisse zu definieren sowie die für diese zusätzliche Aufgabe
notwendigen Ressourcen zu ermitteln und den Organisationseinheiten zur
Verfügung zu stellen.
Gesamtstädtische Handlungsstrategie „Smart
City“
Über die vorstehend abgebildeten
Handlungsfelder hinaus gilt es aber zugleich, die Voraussetzungen zur Umsetzung
der weiteren Themenfelder einer „Smart City“ (u.a. Smart Mobility; Smart Living
& Education, Smart Environment) zu schaffen. Die digitale Stadt wird durch
Vernetzung und den Einsatz moderner Technologien effizienter und klimaschonender,
intelligenter und lebenswerter. In diesem Kontext gilt es, die Rolle des
Akteurs „Stadtverwaltung“ zu den weiteren einzubindenden Beteiligten (städt.
Gesellschaften, Wirtschaft etc.) zu klären und daran anknüpfend entsprechende
Strukturen (organisatorisch / personell) aufzubauen.
II.2.3 Erarbeitung eines Vorschlages zur
organisatorischen und personellen
Weiterentwicklung
Verwaltungsseitig
wird in Umsetzung der Erarbeitung eines Vorschlages zur
organisatorischen
und personellen Weiterentwicklung die partielle Hinzuziehung externen
Sachverstandes (z.B. Coaching durch GPA NRW, KGSt, Kommunalagentur o.a.) - wie
im Antrag der CDU-Fraktion- angeregt, als erforderlich und zielführend
qualifiziert.
Vor diesem
Hintergrund empfiehlt es sich, im Budget des FB 1 - Zentrale Dienste -
zusätzliche Haushaltsmittel in Höhe von 10.000 Euro bereit zu stellen.“
B. Status Quo
In den
vergangenen Jahren sind die Anforderungen an die zu untersuchenden Bereiche IT,
Organisation und Digitalisierung stark gestiegen. Technische Entwicklungen
sowie die Verpflichtung zum Aufbau eines digitalen Angebots aller
Verwaltungsdienstleistungen führen zu einer kontinuierlichen Veränderung der
Arbeitsabläufe und einem Anstieg des Aufgabenumfangs. Gleichzeitig führt die
demographische Entwicklung und die damit verbundene erhöhte Fluktuation von
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu einem massiven Wegfall von Praxiserfahrung
und Prozesswissen. Altersbedingt werden in den nächsten zehn Jahren 28 % der
derzeitigen Mitarbeiterschaft der Verwaltung durch Pensionierung und Verrentung
aus dem Dienst der Stadt Emmerich am Rhein ausscheiden. Die altersbedingte
Fluktuation betrifft alle Bereiche und Ebenen. Darüber hinaus ist mit einer
nicht altersbedingten Fluktuationsrate von jährlich mindestens 1 % zu rechnen,
so dass bis zu 40 % der heutigen Beschäftigten in zehn Jahren nicht mehr
vorhanden sein werden. Verwaltungsweit, insbesondere jedoch auf dem Gebiet der
Informationstechnik, ist der Fachkräftemangel bei der Rekrutierung des
notwendigen Personals spürbar, die Nachbesetzung entstehender Vakanzen wird
zunehmend schwerer.
Das
Delta zwischen steigenden Anforderungen und verfügbarer personeller Ausstattung
erfordert einen effizienteren Einsatz der verbleibenden Ressourcen und eine
klare strategische Ausrichtung aller Aufgabenbereiche. Ein strategisches
Management entwickelt dabei die langfristigen Zielsetzungen für die Kommune,
leitet daraus mögliche Planungs- und Entscheidungsvorschläge ab und richtet das
kommunale Handeln an diesen Vorgaben aus. Zweck des strategischen Managements
ist es, eine kontinuierliche Fokussierung und eine Bindung an die eigene Agenda
zu erreichen und dadurch zielorientierte, vorausschauende und
ressourcenschonende Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig gilt es interne und
externe Entwicklungen zu identifizieren, die die Zielerreichung behindern
könnten, um frühzeitig zu reagieren und nach Möglichkeit entsprechende
Gegenmaßnahmen einzuleiten. Diese Grundsätze sind auch auf das Management der
kommunalen IT zu übertragen. Neben der Schaffung der grundsätzlichen
Rahmenbedingungen liegt die Aufgabe in der Ausrichtung des IT-Handelns und
deren Ressourcen auf die strategischen Ziele der Kommune. Durch ein internes
Controlling wird die Effizienz der Arbeit ständig überprüft und ggfs. durch
entsprechende Anpassung erhöht. Ein IT-Sicherheitsmanagement führt dazu, dass
Risiken frühzeitig erkannt und bestenfalls vermieden oder deren Auswirkungen
bei Eintreten auf ein Minimum reduziert werden können. Ziel ist die Entwicklung
der strukturellen Fähigkeit, sich möglichen unerwarteten Entwicklungen
anzupassen und trotz sich ständig ändernder Rahmenbedingungen handlungs- und
leistungsfähig zu bleiben. Der Ausbau des strategischen IT-Managements stellt
damit einen wesentlichen Faktor in der personellen und organisatorischen
Weiterentwicklung der zu untersuchenden Bereiche dar.
1. Rahmenbedingungen
1.1 Aktuelle Verwaltungsstruktur
Aktuell sind die Bereiche Organisation, IT und Digitalisierung strukturell im
Fachbereich 1 angesiedelt. Die Kommunikation aus diesen Bereichen mit dem
Hauptverwaltungsbeamten erfolgt hierarchisch in der Linienorganisation. Ebenso
werden Impulse und Innovationen offiziell auf dem Dienstweg aus den
Fachbereichen an die zuständigen Ansprechpartner kommuniziert. In einem schnelllebigen
Umfeld wie der Digitalisierung stößt eine hierarchische Organisationsform aber
an ihre Grenzen und erweist sich als zeitweise langsam und unflexibel.
Für die folgenden Ausführungen werden die Aufgaben der Organisation thematisch
in die Bereiche Aufbau- und Ablauforganisation getrennt. Der Bereich der
Aufbauorganisation beschäftigt sich im Allgemeinen mit dem hierarchischen
Gerüst einer Organisation, sowie dem Informations- und Direktivenfluss. Die
Ablauforganisation beschäftigt sich mit den Prozessen und Produkten, die nahezu
horizontal durch die Aufbauorganisation fließen. Aktuell findet die Umsetzung
der Digitalisierung oder auch digitale Transformation vor allem in den
Prozessen und der Ablauforganisation statt.
Die Bereiche Organisation
& Digitalisierung sind seit Januar 2020 in einem eigenen Sachgebiet
innerhalb des Fachbereichs 1 verortet. Das Aufgabenspektrum umfasst die
Organisation des allgemeinen Dienstbetriebs anhand interner Regelwerke, die
Aufgabenverteilung und Verwaltungsgliederung, die Raumverwaltung, die
Durchführung von Stellenbewertungen, Personalbedarfsbemessungen und
Organisationsuntersuchungen. Die durch den digitalen Wandel zusätzlich zu
absolvierenden Aufgaben wurden in den vergangenen Jahren in enger
Zusammenarbeit mit dem Team IT bearbeitet. Eine ursprünglich im Sachgebiet
„Organisation und Digitalisierung“ angesiedelte Stelle für das
Prozessmanagement wurde im Jahr 2021 vom Sachgebiet „Organisation und
Digitalisierung“ in das Team IT verschoben, da die technische Expertise bei der
Überprüfung, Optimierung und ggfs. Automation von Arbeitsabläufen zunehmend an
Bedeutung gewinnt und die Betrachtung und Verwaltung von Prozessen an einer
zentralen Stelle innerhalb der IT erfolgen soll. Der Schwerpunkt des
Sachgebietes „Organisation und Digitalisierung“ liegt somit weiterhin in den o.
g. Aufgaben der Aufbauorganisation. Dieser Bereich wird im Folgenden nicht
näher betrachtet.
Die IT ist ein Team im Fachbereich 1 - Zentrale Dienste und dort direkt der
Fachbereichsleitung unterstellt. Sie besteht aus insgesamt fünf
Vollzeitstellen. Drei Mitarbeiter im IT-Service arbeiten Vollzeit an der
Bereitstellung und dem Support aller IT-Services (Basisinfrastruktur Netze,
Basisinfrastruktur Plattform, Basisinfrastruktur Systemumgebung, IT-unterstützte
Arbeitsplätze, IT-unterstützte Fachbereiche, Telekommunikation) der
Kernverwaltung, der angeschlossenen Eigenbetriebe (Eigenbetrieb Kultur, Künste,
Kontakte; teilweise Eigenbetrieb Kommunalbetriebe Emmerich) und der acht
Schulen in Trägerschaft der Stadt Emmerich am Rhein. Zusätzlich sind zwei
weitere VZÄ für die Administration der pädagogischen Netze an den Schulen als
Dienstleistung von KRZN (Kommunales Rechenzentrum Niederrhein) eingekauft. Zwei
weitere Mitarbeiter arbeiten Vollzeit im Bereich des Prozess- und
Projektmanagements. Neben den Projekten Umsetzung OZG (Onlinezugangsgesetz),
Einführung E-Akte, Einführung digitale Eingangsrechnung und Umsetzung
Digitalpakt Schule werden an dieser Stelle auch Steuerungs- und
Leitungsaufgaben wahrgenommen.
1.2 Digitalisierung und anstehende Aufgaben
Während über viele Jahre die Aufrechterhaltung der IT-Services die Kernaufgabe
der TUIV – Abteilungen (Technikunterstützenden Informationsverarbeitung) in den
Kommunalverwaltungen war, sind die Anforderungen an die kommunale IT durch die
Digitalisierung enorm gestiegen. Für ein einheitliches Verständnis des Begriffs
„Digitalisierung“ sei an dieser Stelle auf den Vortrag zum Thema
Digitalisierung in der HFA-Sitzung vom 02.11.2021 verwiesen (Vorlage Nr. 01-17
0441/21). In Zeiten von sich schnell ändernden Voraussetzungen nehmen
Vorhersagbarkeit und Berechenbarkeit ab. Erfahrungen und Prognosen aus der
Vergangenheit verlieren ihre Relevanz und Aussagekraft für die Zukunft. Diese
Merkmale werden charakteristisch unter dem Begriff VUCA (volatile /
unberechenbar, uncertain / unsicher, complex / komplex, ambiguous / mehrdeutig)
zusammengefasst und beschreiben die von ständigen Veränderungen geprägte Welt,
in der u.a. Kommunalverwaltungen vor viele Herausforderungen gestellt werden.
Als essentielle Eigenschaften, um Herausforderungen zu meistern, werden in
diesem Zusammenhang Resilienz und Agilität angesehen. Die Digitalisierung
novelliert viele Prozesse, Routinen sowie die Zusammenarbeit und die
Kommunikation in einem großen Veränderungsprozess (Digitale Transformation).
Sie verändert nicht nur die Arbeit an sich, sondern auch die Rolle des Menschen
bei der Arbeit und damit verinnerlichte Verhaltensweisen, Routinen und
Gewohnheiten. Um diesen Veränderungen angemessen begegnen zu können, braucht es
eine Digitale Haltung, die u.a. von Offenheit, Vertrauen und Neugier geprägt
ist (Vgl. KGSt-Bericht 8/2018, S. 13ff.).
Die Digitalisierung ist gleichzeitig als Chance zu verstehen. Effektive,
schnelle digitale Prozesse machen die Stadtverwaltung als Arbeitgeber
attraktiver und können, in Kombination mit weiteren Maßnahmen, Talente
anziehen, um dem viel diskutierten Fachkräftemangel entgegen zu wirken. Die
Digitalisierung dient gleichsam dazu, Arbeitsabläufe zu optimieren und
Stellenbedarfe zu reduzieren.
Die fortschreitende Digitale
Transformation schlägt sich auch in den Aufgaben der kommunalen IT nieder.
Neben den vorstehend beschriebenen Aufgaben der IT kommen kurz- und
mittelfristig weitere Aufgaben hinzu. Exemplarisch in diesem Kontext genannt
seien:
·
Technologiewechsel und Betrieb CMS
(Drupal)
·
Betrieb DMS (Fabasoft)
·
Ausbau IT-Support an den Schulen /w
gestiegener Anzahl Endgeräte
·
Fortschreibung Medienentwicklungsplanung
·
IT-Sicherheits- / Risikomanagement als
Daueraufgabe
·
Einführung und Betrieb WMS
·
Digitale, bzw. hybride Gremiensitzungen
und Bürgerbeteiligungen
·
Open Data
·
Smart City / Smart Region
·
Open Source / Digitale Souveränität
·
Synergien im IT-Betrieb (aus Projekt
Haushaltskonsolidierung)
·
Aufbau Multiprojektmanagement
Die Erläuterungen der
einzelnen Aufgaben erfolgen im Rahmen der Präsentation (s. Anlage 2 -
Foliensatz “Neustrukturierung IT, Digitalisierung & Organisation“).
1.3 Rollendefinitionen lt. KGSt /
Empfehlungen gpaNRW
Die KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) und die
gpaNRW (Gemeindeprüfungsanstalt NRW) haben, vor dem beschriebenen Hintergrund,
für die zu prüfenden Bereiche Organisation, IT und Digitalisierung verschiedene
Rollenmodelle und Aufgabenprofile erarbeitet.
In diesen Modellen wird die Gesamtverantwortung auf oberster Verwaltungsebene
angesiedelt. Dort werden u.a. Entscheidungen zum IT-Betriebsmodell (z.B.
Wertschöpfungstiefe, Make-or-Buy-Entscheidungen) oder mit
fachbereichs-übergreifender Relevanz (z.B. Einführung DMS) getroffen sowie
hausinterne Standards und Strategien (insbesondere IT- und Digitalstrategie)
verabschiedet. In diesem Zusammenhang ist häufig die Rede von einem CIO (Chief
Information Officer) und einem CDO (Chief Digital Officer). Als CIO, bzw. CDO
bezeichnet die KGSt die Führungskräfte im Verwaltungsvorstand, welche die IT
aus gesamtkommunaler Perspektive steuern, bzw. die ganzheitliche digitale
Entwicklung verantworten und koordinieren. Durch die Ansiedlung auf oberster
Verwaltungsebene wird die Bedeutung des digitalen Wandels unterstrichen und
gleichzeitig der Boden für anstehende Veränderungen im Rahmen der
Transformation bereitet. Die o. g. Rollen übernehmen somit die Funktion des
Innovators und Enablers, der durch ein klares Bekenntnis motivieren kann, wenn
im Rahmen der digitalen Transformation eingeübte Prozesse in Frage gestellt
werden (müssen) (vgl. KGSt Bericht 06/2022 Verwaltungsdigitalisierung
organisieren und messen, S. 6).
Für den Bereich der kommunalen IT beschreibt die KGSt die Rolle einer
IT-Steuerung / eines IT-Managements. Dort werden strategische Entscheidungen
vorbereitet, die dann von der Verwaltungsführung verabschiedet werden. Je nach
Delegationsgrad können auch Entscheidungsbefugnisse ganz oder teilweise auf
diese Rolle übergehen. An dieser Stelle sind u. a. die Aufgaben IT-Controlling,
IT-Risikomanagement und ein Multiprojektmanagement für den IT-Bereich
angesiedelt.
Nicht zu verwechseln mit der
IT-Steuerung bzw. dem IT-Management ist die Rolle der IT-Leitung. Laut Rollenbild
der KGSt ist das die oberste Führungskraft des IT-Betriebs. Die Kernaufgabe ist
das operative Management des IT-Services und die wirtschaftliche, zuverlässige
Bereitstellung der Services. Außerdem hat die IT-Leitung eine beratende und
impulsgebende Funktion.
Die Rolle der Fachbereichsmanager*innen, bei der Stadtverwaltung Emmerich am
Rhein sind das die Fachbereichsleiter/innen, enthält die inhaltliche
Gestaltungsverantwortung für Prozesse und Leistungen im Fachbereich. Unter
Einhaltung zentraler Rahmenvorgaben, wie z.B. Strategien oder IT-Standards, ist
es ihre Aufgabe, die Einführung von Innovationen und die Digitalisierung des
Fachbereichs voranzutreiben. Dabei können Sie maßgeblich von digitalen Lotsen
und Lotsinnen unterstützt werden. Diesen fällt in der digitalen Transformation
eine ganz wesentliche Rolle zu. Sie sind als Fachexperten in den Fachbereichen
im Einsatz und sind dort gleichzeitig qualifizierte Multiplikatoren für die
Digitalisierung. Sie fördern die „Digitale Haltung“, um die transformativen
Prozesse aushalten und sich offen und positiv darauf einlassen können. Sie sind
dezentral der erste Ansprechpartner für die Umsetzung von
Digitalisierungsvorhaben und gleichzeitig Impulsgeber für digitale,
fachbezogene Ideen und Maßnahmen. Über die digitalen Lotsen und Lotsinnen wird
die Zusammenarbeit für eine wirksame Digitalisierung organisiert. Diese Rolle
hat sich in den Kommunalverwaltungen in den verschiedensten Ausrichtungen
manifestiert. In kleinen und mittleren Kommunen ist es häufig so, dass die
Digitalen Lotsen gleichzeitig auch Multiplikatoren im Bereich Prozessmanagement
sind.
1.4 Ziele der Neustrukturierung
Unter Berücksichtigung der
Empfehlungen von KGSt und GPA NRW ist das primäre Ziel der Neustrukturierung in
den Bereichen Digitalisierung, IT und Ablauforganisation eine
zukunftsorientierte Verwaltungsstruktur zu schaffen, in der alle aktuell und
zukünftig anfallenden Aufgaben aus den untersuchten Bereichen bearbeitet werden
können. Die Umstrukturierung soll Planungssicherheit für die kommenden Jahre
bieten. Neue Aufgaben sollen dabei flexibel in die Struktur integriert werden
können, ohne das weitere Strukturänderungen erforderlich sind. Intern sowie
extern soll es dauerhaft klare Ansprechpartner für die einzelnen Themen aus den
Bereichen geben. Gleichzeitig soll die neue Struktur den höheren Stellenwert
verdeutlichen, den die Digitalisierung zukünftig für die Stadtverwaltung, bzw.
die Stadt Emmerich am Rhein hat. Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt dabei auf
dem Ausbau der IT-Steuerung und der Integration in eine Gesamtkommunale
Steuerung.
Intern wächst die IT immer
mehr über die einfache Bereitstellung der IT-Services hinaus. Durch den Einsatz
der IT in den Prozessen können die Abläufe verschlankt werden und wichtige
Ressourcen werden frei für eine höherwertige Verwendung. Für die
Umstrukturierung ist es ein wesentliches internes Ziel Ansprechpartner für die
Fachbereiche zu werden. Ebenso wie die Verkürzung der internen
Kommunikationswege und die Zusammenführung aller Tätigkeiten in den
untersuchten Bereichen in einem Punkt.
2. Neustrukturierung
2.1 Organisatorische Ausrichtung
Zur
Erreichung der vorgenannten Ziele wird eine neue Stabsstelle „Digitalisierung
und IT“ geschaffen. Die Stabsstelle wird direkt dem Hauptverwaltungsbeamten
zugeordnet. Die Ansiedlung am Hauptverwaltungsbeamten verdeutlicht den hohen
Stellenwert der Digitalisierung für die zukünftige strategische Entwicklung der
Stadtverwaltung Emmerich am Rhein und unterstreicht dessen Funktion
Innovationen zu ermöglichen und Veränderungen zu begleiten.
Die
Durchführung der Steuerungsaufgaben sowie die Vorbereitung von
Entscheidungsvorlagen (inkl. Bedarfs-, Kosten-Nutzen- und Risikoanalysen) für
die betrachteten Themengebiete werden vom Hauptverwaltungsbeamten an die neue
Stabsstelle delegiert. Dort wird dafür ein Bereich IT-Steuerung geschaffen. Die
Entscheidungsbefugnis für die organisatorischen Rahmenbedingungen verbleibt
beim Verwaltungsvorstand. Die IT-Steuerung berichtet regelmäßig im Rahmen des
IT-Controllings, Risikomanagements und Projektmanagements direkt an den
Hauptverwaltungsbeamten und berät bei Bedarf mit digitaler Expertise. Zu den
weiteren Aufgaben der Stabsstelle gehören federführend die Fortschreibung und
Neuausrichtung der IT- und Digitalstrategie für die Stadt Emmerich am Rhein.
Inklusive der Koordination, Kommunikation und Moderation der Themen innerhalb
der Verwaltung als auch in Richtung der Stadtgesellschaft sowie der
dazugehörigen Netzwerkpflege.
Gleichzeitig
werden die bisher im Fachbereich 1 – Zentrale Dienste angesiedelten Bereiche
des IT-Betriebs und des Prozess- und Projektmanagements in der Stabsstelle
zusammengeführt. Die Stabsstelle besteht somit zukünftig aus den Bereichen
IT-Steuerung, Prozess-/Projektmanagement und IT-Betrieb. Alle Tätigkeiten aus
den betrachteten Bereichen werden dort zentralisiert. Aktuell noch dezentral
durchgeführte Tätigkeiten werden zukünftig in der Stabsstelle zusammengeführt.
So wird sichergestellt, dass sich Steuerungsentscheidungen immer auf die
gesamtkommunale Perspektive beziehen.
2.2 Personelle Ressourcen
Zur
Ausstattung mit Personalressourcen werden die bestehenden fünf Vollzeitstellen
des heutigen IT-Teams aus dem Fachbereich 1 - Zentrale Dienste in die neue
Stabsstelle „Digitalisierung und IT“ überführt. Im Zuge dieser Umstrukturierung
wird der Aufgabenzuschnitt Stelle “Teamleiter/in IT“ dergestalt angepasst, dass
der Schwerpunkt zukünftig auf der IT-Steuerung, der Koordination der Digitalen
Lotsinnen und Lotsen sowie dem Multiprojektmanagement für IT- und
Digitalisierungsprojekte liegt. An der Aufgabenzuordnung der Stellen des
Prozessmanagements und des IT-Services werden keine Änderungen vorgenommen.
Um die
zukünftig anfallenden Aufgaben im betrachteten Bereich vollumfänglich
bearbeiten zu können, besteht folgender zusätzlicher Stellenbedarf:
·
1,0 VZÄ im Bereich Prozess- /
Projektmanagement als Koordinator*in Schuldigitalisierung (EG 11 TVöD - VKA):
Im
Bereich des Prozess- und Projektmanagement wird eine weitere Stelle für die
zukünftige Digitalisierung der Emmericher Schulen benötigt. Der erste
Digitalpakt Schule hat den Emmericher Schulen einen enormen
Digitalisierungsschub gebracht. Die Anzahl der betreuten Endgeräte hat sich
dadurch vervielfacht und er hat die Ausstattung auf ein vergleichbar sehr hohes
Niveau gehoben. Gleichzeitig hat der erste Digitalpakt die Erkenntnis gebracht,
dass seine Umsetzung eine Vollzeitaufgabe ist. Die Umsetzung ist zwar
weitestgehend beendet, aber die Wartung und der Austausch der vorhandenen
Geräte bedarf auch zukünftig einer Koordination. Sollte, wie angekündigt, ein
zweiter Digitalpakt Schule kommen, wird auch für dessen Umsetzung ein
Koordinator benötigt. Selbst ohne weiteren Digitalpakt wird es insbesondere in
diesem Bereich weitere Fördermittel geben, die von der neuen Stelle akquiriert
und abgerufen werden sollen. Das würde in diesem Bereich auch die
Sachgebietsleitung Schule aus dem Fachbereich 4 entlasten. Zudem besteht
kontinuierlicher Bedarf an der Optimierung der schulischen Prozesse (z.B. Digitalisierung
der Schulanmeldung) und der Fortschreibung des Medienentwicklungsplans. Mit
Übernahme der Tätigkeiten durch die neue Stelle, werden für die Stelle
„Teamleiter/in IT“ Kapazitäten frei, um die Aufgaben der IT-Steuerung
übernehmen zu können.
1,0 VZÄ „Koordination
Schuldigitalisierung“
HHJ 2023: halbjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 35.000 Euro
HHJ 2024 ff: ganzjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 70.000 Euro
·
2,0 VZÄ Mitarbeiter IT-Betrieb (EG 9a
TVöD - VKA):
Des
Weiteren werden zwei neue Stellen im Bereich des IT-Betriebs benötigt. Diese
Stellen sollen zukünftig hauptsächlich Tätigkeiten aus den Bereichen des First
Level Supports übernehmen. Angefangen bei einer qualifizierten Störungsannahme,
Installation- und Wartungsarbeiten, Benutzerpflege sowie den Einsatz an der
zentralen Scanstation. Durch die Übernahme dieser Tätigkeiten sollen die
bereits vorhandenen Stellen im IT-Service teilweise entlastet werden, damit
diese sich um andere Tätigkeiten und Projekte (z.B. Technologiewechsel Drupal,
Einführung und Betrieb WMS) kümmern können, die Spezialwissen und Erfahrung
benötigen. Gleichzeitig werden die neuen Kapazitäten benötigt, um die
hinzukommenden Aufgaben für den IT-Betrieb bewältigen zu können. Die Anforderung
an die Qualifikation für diese neuen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sind
niedriger im Vergleich zu den bereits vorhandenen Stellen im Bereich
IT-Betrieb. Als fachliche Qualifikation reicht eine abgeschlossene Ausbildung
im IT-Bereich aus. Eine dieser neuen Stellen soll dem Auszubildenden angeboten
werden, der voraussichtlich 2023 seine Ausbildung zum Fachinformatiker für
Systemintegration bei der Stadtverwaltung Emmerich am Rhein abschließen wird.
2,0 VZÄ „Mitarbeiter IT-Betrieb“
HHJ 2023: halbjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 58.000 Euro
HHJ 2024 ff: ganzjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 115.000 Euro
·
7 x 0,2 VZÄ Digitale Lotsinnen und
Lotsen:
Wie ebenfalls in der Vorlage Nr. 01-17 0513 2021 thematisiert werden zur
Einbindung der Fachbereiche in die Digitalisierung entsprechende
Vollzeitäquivalente für Digitallotsinnen und -lotsen in den Fachbereichen
benötigt. Sie sollen Multiplikatoren für die Themen Digitalisierung und
Prozessmanagement in den Fachbereichen sein. Im Rahmen der Einführung des
Prozessmanagements wurden seitens der Picture GmbH für die
Multiplikatortätigkeiten im Endausbau ein VZÄ von 0,2 empfohlen. Durch die enge
Verzahnung von Digitalisierung und Prozessen ist es möglich, mit diesen
Stellenanteilen beide Funktionen in Personalunion auszuüben. Für beide
Funktionen werden die Mitarbeiter/innen entsprechend qualifiziert.
Diese Stellenanteile sollen nicht zwingend mit neuen Mitarbeiterinnen oder
Mitarbeitern besetzt werden. Vielmehr geht es darum, IT-affinen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Interesse an digitalen Themen innerhalb
der Fachbereiche Möglichkeiten einzuräumen, die Digitalisierung dezentral
mitzugestalten. Für diese Stellenanteile werden sie teilweise von ihren
Linienaufgaben entlastet.
1,4 VZÄ „Digitale Lotsinnen und Lotsen“
HHJ 2023: halbjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 34.000 Euro
HHJ 2024 ff: ganzjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 67.000 Euro
·
Befristete Stelle im
Prozess-/Projektmanagement als Smart City – Koordinator*in (EG 12 TVöD – VKA):
Wie in Vorlage Nr. 01-17 0513 2021 zur
Sitzung des Rates am 14.12.2021 beschrieben, werden zur Schaffung der
Voraussetzungen für die Umsetzung der anstehenden Aufgabe Smart City / Smart
Region zusätzliche Personalressourcen benötigt. Die Hauptaufgaben eines Smart
City-Koordinators sind: Eine Bestandsaufnahme aller Aktivitäten in den
verschiedenen Handlungsfeldern einer Smart City (u.a. Gesundheit, Energie,
Mobilität) durchzuführen, die Pflege und Koordination des dabei entstehenden
Netzwerkes sowie, basierend auf den Ergebnissen der Bestandsaufnahme und
gemeinsam mit den Akteuren im Netzwerk, die Erstellung einer Digitalstrategie.
Die Rolle der Stadtverwaltung im Netzwerk ist dabei in erster Linie
koordinierend und moderierend, um Leute mit entsprechenden Anliegen
zusammenbringen, damit daraus neue Digitalprojekte für die Stadt entstehen
können. Parallel dazu soll für diese Projekte ein Multiprojektmanagement
aufgebaut werden. Für diese Aufgaben ist auch eine Teilzeitbeschäftigung
denkbar. Die Stelle sollte zunächst im Rahmen des Projektes (Aufbau
Netzwerk, Digitalstrategie) befristet besetzt werden.
„Smart-City-Koordinator“ (befr.
Ausschreibung in Vollzeit)
HHJ 2023: halbjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 38.000 Euro
HHJ 2024 ff: ganzjährig, AG
Bruttopersonalkosten in Höhe von rd. 75.000 Euro
Nach erfolgter Umstrukturierung und
Stellenbesetzung gilt es kontinuierlich, ggfs. unter Hinzuziehung externen
Sachverstandes, die Zielerreichung zu evaluieren.
Die Vorstellung des Konzeptes zur organisatorischen und personellen
Weiterentwicklung der Aufgabenbereiche ”IT”, ”Digitalisierung” und
”Organisation” erfolgte in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 8.
November 2022.
Die politischen Entscheidungsträger machten Beratungsbedarf geltend; mithin
gilt es, die Beschlussfassung in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses
am 6. Dezember 2022 herbeizuführen.
Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen :
Siehe Ausführungen unter 2.2 - Personelle Ressourcen
Die ermittelten Aufwände sind im Haushalt 2023 anteilig sowie im Haushalt 2024 ff. zusätzlich bereitzustellen.
Leitbild :
Die Maßnahme steht im Einklang mit den Zielen des Leitbildes Kapitel 6.1.
Peter Hinze
Bürgermeister